MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

Arsip merupakan aktualitas dari semua ide dan gagasan manusia yang terekam melalui berbagai media arsip yang mempunyai nilai dan arti penting bagi kehidupan pemerintah maupun swasta, arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi dan bahan pertanggungjawaban jalannya suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta. Sistem penataan arsip merupakan kegiatan mengatur dan menyususn arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Sistem penataan Arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelola dimasa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa mendatang. Keberhasilan bidang kearsipan dapat dilihat dari sistem kerasipan yang teratur dan pengelola arsip secara menyeluruh serta dapat memberikan pelayanan informasi dengan cepat, tepat dan akurat.

KEGIATAN MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

Arsip Inaktif adalah arsip yang jarang diakses, tetapi harus disimpan untuk keperluan referensi yang jarang sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum retensi atau untuk nilai guna yang panjang karena alasan hukum atau alasan lainnya. Manajemen arsip inaktif adalah pengelolaan arsip inaktif yang melibatkan unsur orang, barang, peralatan, dan uang (anggaran) sehingga tercapai tujuan yang efektif dan efisien. Efektif dalam artian arsip akan cepat, tepat, dan benar ketika diperlukan, sedangkan efisien lebih pada pertimbangan redahnya biaya yang akan dikeluarkan (Anonim, 2002). Kondisi arsip inaktif pada umumnya memprihatinkan baik keadaan ruang simpan maupun kondisi arsip yang terdapat di dalamnya yang terkadang bercampur dengan bahan-bahan non arsip sehingga keadaan arsip menjadi kacau.

Tahapan penataan arsip inaktif i meliputi :

a.         Tahapan Pemilahan yaitu memilah antara arsip dan non arsip;

b.        Tahapan Pengelompokan yaitu mengelompokkan arsip berdasarkan klasifikasi;

c.        Tahapan Pendeskripsian yaitu mencatat informasi yang terkandung pada arsip seperti kode klasifikasi, no sementara, tahun arsip diciptakan, nilai guna arsip dan JRA pada karttu fisis;

d.        Tahapan Manuver dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan yaitu manuver kartu deskripsi dan kemudian dilanjutkan dengan manuver berkas. Yang dimaksud dengan Manuver yaitu menyatukan (kartu deskripsi dan berkas sesuai dengan kode klasifikasi/permasalahan, tahun penciptaan arsip dan nilai guna arsip). Arsip yang telah disatukan diberi nomer definitif untuk memudahkan ;

e.  Tahapan penataan arsip yaitu membungkus arsip, menata dalam boks arsip, dan pemberian label boks arsip (nomer boks);

f.     Tahapan Penyusunan skema arsip yaitu pembuatan denah atau peta gambar lokasi arsip disimpan;

g.      Tahapanan pembuatan Daftar Pertelaan Arsip.

PENGELOLAAN ARSIP STATIS  

Fokus utama penataan adalah melanjutkan Regrouping arsip statis yang ada di depo ke dalam Main-subject dan sub-main  sesuai dengan kode klasifikasi. Adapun tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam penataan arsip statis adalah pembentukan kelompok kerja, pelacakan keberadaan arsip statis melalui DPA arsip inaktif, mengelompokkan arsip statis ke dalam main subjek, mencatat fisik arsip statis ke dalam tempat penyimpanan, Pembuatan label Rak (static dan mobile), Selft holds, Boks, dan Folder (mengikuti kode simpan dalam Daftar Koleksi Arsip yang telah dibuat), Koreksi Daftar Koleksi Arsip final dan pengecekan ulang untuk memastikan kesesuaian antara Daftar Koleksi Arsip dengan tempat simpannya, dan  Pembuatan Peta Lokasi simpan, berupa gambar tata letak rak penyimpanan arsip beserta kodenya.