PENATAAN ARSIP INAKTIF DEPO ARSIP KEMENHUB BANDUNG

Proses manuver kartu dalam penataan arsip inaktif

TAHAPAN PENATAAN ARSIP INAKTIF

1.PENERIMAAN ARSIP

2.PEMILAHAN ARSIP DAN NON ARSIP

3.PEMBERKASAN/PENGELOMPOKAN ARSIP

4.PENDESKRIPSIAN

5.MANUVER KARTU DESKRIPSI ARSIP

6.PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF PADA KARTU DESKRIPSI ARSIP

7.MANUVER FISIK ARSIP/BERKAS DAN PEMBERIAN NOMOR BERKAS

8.ENTRY DATA

9.PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF

10.PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DAN PENOMORAN BOKS

11.PENATAAN ARSIP DI RAK ARSIP/ROLL O PACK

12.PEMBUATAN DAFTAR PENCARIAN ARSIP

PENERIMAAN ARSIP

Yaitu serah terima arsip dari Unit Pengolah (pencipta arsip) kepada Pusat Arsip dengan menyerahkan Berita Acara Penyerahan Arsip dan Daftar Arsip.

Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap Unit Pencipta Arsip di lingkungan Kementerian Perhubungan mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip;

Unit Pengolah Arsip melakukan pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip.

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF 

                     NOMOR:

 

 

Pada hari ini............tanggal................bulan...............tahun............kami yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama  :

Jabatan  :

NIP  :

dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pengolah Arsip yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

Nama    :

Jabatan  :

NIP  :

dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Pusat Arsip yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip yang dipindahkan seperti tercantum dalam daftar terlampir untuk disimpan di Pusat Arsip.

Berita Acara ini dibuat rangkap 3 (tiga) masing-masing untuk:

1) Lembar pertama untuk Unit Pengolah Arsip;

2) Lembar kedua untuk Pusat Arsip; dan

3) Lembar ketiga untuk Arsip Universitas.

                                                                         Jakarta,

  PIHAK KEDUA                                                    PIHAK PERTAMA

(                      )                                                (                      )

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

UNIT KERJA    :

PELAKSANA  :

PENANGGUNGJAWAB

NO	SERIES /JENIS ARSIP	TAHUN	JUMLAH	PENATAAN	KET
1	2	3	4	5	6

	......................, ..............20
PUSAT ARSIP (                        )	UNIT PENGOLAH ARSIP (                                       )

PEMILAHAN ARSIP DAN NON ARSIP

adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip. Non arsip misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll.

PEMBERKASAN/PENGELOMPOKAN ARSIP

Dalam pemberkasan sebaiknya petugas menggunakan prinsip aturan asli maka pada tahap ini diperlukan pengetahuan tentang sejarah organisasi dan tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan: series (kesamaan jenis), rubrik (kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).

PENDESKRIPSIAN

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip. Hal-hal yang tercantum dalam kartu deskripsi. 

KARTU DESKRIPSI ARSIP
KODE KLASIFIKASI	KODE	NO SEMENTARA	NO DEFINITIF
ISI BERKAS :
Tahun :		Retensi :
Unit Kerja :		Musnah (M) :
Bentuk :		Dinilai Kembali (DK) :
Jumlah :		Permanen (P) :
Arsiparis :		Tahun :

MANUVER KARTU DESKRIPSI ARSIP

Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan berdasarkan pola klasifikasi dan deskripsi.

PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF PADA KARTU DESKRIPSI ARSIP

Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

MANUVER FISIK ARSIP/BERKAS
Proses pemanggilan dan penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai urutan pada daftar pencarian arsip sementara

ENTRY DATA

      Kegiatan pendataan dan meng-input kartu deskripsi arsip ke dalam database kearsipan

     PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF

     adalah kegiatan memberikan nomor definitif/nomor akhir pada arsip sesuai dengan nomor definitif pada daftar arsip sementara

    MEMBUNGKUS ARSIP  

Yaitu kegiatan membungkus arsip yang telah selesai dimanuver fisik menggunakan kertas kising

 

PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DAN PENOMORAN/PELABELAN BOKS

PENATAAN ARSIP DI RAK/ROLL O PACK

Penataan boks arsip yang sudah diberi label ditata secara berurutan pada rak sesuai unit pengolah, urutan nomor boks dan tahun penciptaan arsip

MEMBUAT/MENCETAK DAFTAR ARSIP