PENGERTIAN ARSIP

KEARSIPAN, Merupakan sebuah proses, mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Tujuan dari Kegiatan Kearsipan ini adalah bila dalam pencarian suatu arsip, maka arsip yang dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan.

Menurut UU No.7 Tahun 1971 Bab I Pasal I, pengertian arsip;

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupankebangsaan.
Bagi kelancaran jalannya suatu organisasi, maka peranan kearsipan disini jelaslah sangat penting. Kearsipan berguna sebagai sumber informasi sekaligus sumber ingatan bagi suatu organisasi.
selain itu, arsip mempunyai beberapa nilai guna, yaitu;

1. Nilai Guna Administrasi

Nilai arsip dilihat dari kepentingan instansi/organisasi penciptanya dalam rangka pelaksanaan tanggungjawab kedinasan dan penyelesaian kegiatan administrasi sehari-hari. Termasuk dalam jenis ini adalah arsip/dokumen pelaksanaan kegiatan rutin seperti : absensi, surat perintah menjalankan tugas dan inventaris barang.

2. Nilai Guna Sejarah

Nilai arsip dilihat dari kepentingan penelitian sejarah yang berhubungan dengan instansi penciptanya atau berisi informasi mengenai orang, organisasi, tempat atau segala sesuatu yang terkait dengan terjadinya sesuatu peristiwa.

3 Nilai Guna Keuangan

Nilai arsip dilihat dari kwalitasnya sebagai informasi terekam yang bersifat autentik mengenai pengelolaan keuangan yang diterima dan dibelanjakan oleh sesuatu instansi/organisasi. Termasuk dalam jenis ini adalah arsip/dokumen berbagai transaksi dan kewajiban keuangan.

4. Nilai Guna Hukum

Arsip yang dilihat kualitasnya sebagai bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contohnya adalah: UU, Peraturan, Surat Keputusan Instruksi, edaran, perjanjian, laporan, berkas kepesertaan dst.

5. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi

Berupa arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Contohnya adalah laporan hasil penelitian.

Sedangkan, dilihat dari fungsinya, menurut UU No.7 Th.1971, dibedakan menjadi dua;

1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;

2. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.