PERLINDUNGAN TERHADAP ARSIP VITAL

Arsip vital merupakan kategori dari arsip dinamis, tercipta dalam berbagai bentuk media, tergantung dengan fungsi organisasi. Karena itu dimungkinkan arsip yang tercipta berupa media berbasis kertas, bentuk mikro, elektronik, gambar teknik, peta dan sebagainya. Arsip vital yang diciptakan merupakan arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip vital yang bersifat aktif untuk kelanjutan hidup organisasi disimpan pada central file atau ditempat penyimpanan arsip aktif di unit kerja.

Arsip vital yang bersifat aktif seperti arsip personalia, arsip pertanggungjawaban keuangan, arsip pemasaran dan sebagainya umumnya frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus menerus, karena itu harus tersedia pada saat diperlukan. Arsip vital yang bersifat inaktif seperti pernyelenggaraan suatu diklat yang sudah berlangsung beberapa waktu yang lalu, penyelenggaraan pameran yang sudah berlangsung dan sebagainya. Pada umumnya frekuensi penggunaan arsip vital yang bersifat inaktif sebagi berkas kerja sudah berkurang dan disimpan pada pusat arsip (records center).

Untuk kelangsungan operasioanal organisasi maka perlu adanya perlindungan terhadap arsip vital dan perlindungan ini harus bersifat aktif! Perlindungan yang dapat dilakukan disarankan antara lain membuat beberrap copy duplikat. Perlindungan untuk arsip vital yang bersifat inaktif lebih sulit jika dibandingkan dengan perlindungan arsip vital yang bersifat aktif pada central file. Hal tersebut diakrenakan pada tempat penyimpanan arsip vital yang inaktif disentralkan pada pusat arsip (records centre). Bebarapa arsip vital yang keberadaannya pada pusat arsip seperti arsip seperi arsip anggaran dasar perusahaan, maka dapat dikelompokkan sebagai arsip statis.

Kegiatan perlindungan terhadap arsip vital, termasuk penciptaan duplikasi arsip vital dapat dilakukan dengan berbagai macam cara yaitu dengan melakukan mikrografi, fotocopy langsung arsip vital yang bermedia kertas, alih media arsip yang berbasi kedalam CD ROM, DVD dan sebagainya. Disamping melakukan duplikasi dengan berbagai macam cara termasuk program perlindungan arsip vital lainnya yaitu membatasi jumlah penciptaan arsip sesuai dengan kebutuhan dan prosedur yang ada, disimpan pada ruangan besi atau tempat lainnya, hal ini dilakukan agar selalu bisa memperluas perlindungan tidak semua arsip vital saja tetapi termasuk semua jenis arsip dinamis yang mempunyai nilai tinggi!