Ruang untuk Penyimpanan Arsip Inaktif
Ruang penyimpanan arsip inaktif secara umum harus mem-perhatikan beban muatan, tata letak rak arsip, sirkulasi dan AC, kelembaban dan suhu, cahaya, serta keamanan. Kekuatan ruangan terhadap beban harus diperhitungkan dari unsur-unsur berat rak dan berat arsip, dengan demikian ruang penyimpanan arsip inaktif mempunyai kekuatan menahan berat beban keseluruhan.
Tata letak rak yang paling umum diatur adalah tata letak rak terbuka dengan lebar 42 inci dari kedalaman rak 30 sampai 32 inci. Rak juga ada dalam ukuran besar 69 inci dari dimensi kedalaman rak 30 ke 32 inci. Rak biasanya terbuat dari kerangka baja atau terbuat dari kayu. Penempatan unit rak belakang dengan rak belakang menghasilkan tata letak yang lebih efisien, dan dapat mengimbangi bertambahnya usaha penanganan boks.
Jarak rak satu dengan rak lain atau gang ditentukan oleh tinggi rak, jarak ruang dengan kaki rak, kebutuhan pegawai, juga spesifikasi peralatan gedung dan peralatan kebakaran lokal. Tinggi rak 8 kaki atau kurang, dapat diakses lebih mudah menggunakan tangga podium kecil dengan jarak gang yang sesuai antara 30 – 34 inci. Apabila kurang dari 30 inci sulit bagi petugas untuk menangani keluar-masuk boks. Sedangkan untuk rak yang lebih tinggi yang memerlukan tangga podium ukuran tertentu atau alat lainnya akan cukup dengan jarak 36 inci. Jarak antar rak yang ditemukan di pusat arsip skala besar lebarnya tidak kurang dari 48 inci untuk memudahkan lalu lintas petugas dalam melakukan pengangkutan perlengkapan penyimpanan arsip inaktif seperti bok arsip.
Ruang penyimpanan arsip kertas cukup dibuat ventilasi yang memadai guna mengatur sirkulasi dan kelembaban serta suhu. Sedangkan ruang penyimpanan arsip media (audio visual), mikro film, arsip elektronik, juga arsip vital perlu menggunakan AC. Sedangkan agar arsip yang disimpan jangan rusak, maka faktor suhu dan kelembaban ruang penyimpanan arsip yang mempergunakan AC harus memenuhi standar/ketentuan minimum.
Pengaturan penggunaan lampu harus difokuskan pada sepanjang gang dan rak arsip. Lampu harus cukup tinggi hingga tidak mengganggu penanganan bok arsip. Keamanan arsip (fisik/informasi) harus dijaga dari kemungkinan adanya pembocoran informasi atau pencurian arsip.
Ruangan Kerja untuk Non Penyimpanan Arsip Inaktif
Pusat arsip disamping memiliki ruang untuk penyimpanan arsip juga harus memiliki ruang non penyimpanan arsip inaktif yang meliputi ruang administrasi, ruang penerimaan, ruang penyiapan/pengolahan, ruang pemusnahan.
Ruang administrasi mencakup ruang referensi dan ruang kantor umum. Ruang referensi umumnya memiliki ruang yang terbatas, sehingga penggunaannya harus semaksimal mungkin. Sedangkan ruang kantor harus dilengkapi dengan perlengkapan kantor yang mendukung kelancaran tugas supervisor dan staf. Di samping itu juga perlu disediakan komputer untuk staf agar dapat dilakukan komputerisasi dalam pengelolaan indeks atau daftar indeks yang ada.
Ruang penerimaan letaknya berdekatan dengan lokasi bongkar muat untuk memudahkan proses. Arsip tidak dapat dengan segera disusun di rak-rak sesudah diterima pegawai di pusat arsip. Membutuhkan pintu masuk yang lebar untuk alat angkut forklif.
Ruang pengolahan untuk mengolah arsip jika belum ditata dengan tertib baik fisik arsip maupun informasinya, peralatan yang ada harus mendukung proses pengolahan, misalkan: sortir manual untuk pemberkasan kembali termasuk memberkaskan arsip microfilm maupun arsip dalam bentuk lainnya.
Ruang pemusnahan arsip adalah ruang untuk arsip yang telah diteliti nasib akhirnya berdasarkan jadwal retensi arsip. Ruang ini harus terpisah dengan ruangan penerimaan arsip agar bisa meminimalisasi resiko kesalahan. Semua arsip yang sudah diidentifikasi untuk dimusnahkan harus berada di ruangan ini bukan di ruang penyiapan/pengolahan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar