PENYUSUTAN ARSIP

Menurut PP No. 34 Th. 1979 adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:

1. Memindahkan arsip inaktif dr UP ke UK dlm lingkungan intern organisasi
2. Memusnahkan arsip sesuai dng ketentuan yg berlaku
3. Menyerahkan arsip statis dr UK ke ANRI/BAD

(cara tsb = dlm UU No. 8 th. 1997 bab IV sp. 17 s/d 22)

TUJUAN

—  Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna

—  Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip

—  Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

TEKNIK PENYUSUTAN

1.      Berdasarkan JRA

•           Pemindahan :

§ Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA)

§ Pendaftaran (daftar arsip yg dipindahkan)

§ Penataan

§ Pembuatan BAP

§ Pelaksanaan

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara berjenjang:

- Pemindahan arsip dari central file di unit pengolah ke pusat arsip unit kearsipan II (unit   eselon I)

-Pemindahan arsip dari pusat arsip unit kearsipan II ke pusat arsip unit kearsipan I (Kementerian)

Metode Pemindahan

◦      Secara rutin/Berulang (perpetual method)

begitu arsip selesai diproses (closed) langsung dipindah, mis: arsip kasus hukum,   arsip kontraktor bangunan.

◦      Secara periodik (periodic method)

            mis: dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pd tengah atau akhir tahun)

BAGAN TEKNIK PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

•  Pemusnahan :

§  Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA)

§  Pendaftaran (daftar arsip yg dimusnahkan)

§  Penilaian, persetujuan & pengesahan

§  Pembuatan BAP

§  Pelaksanaan

Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit kearsipan.

Pemusnahan arsip di unit pengolah dilaksanakan terhadap arsip yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif dengan nasib akhir musnah. (pada umumnya memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun).

Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilak-sanakan terhadap arsip yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.

•           Penyerahan Arsip ke ANRI

1.      Pemeriksaan dan penilaian

2.      Pendaftaran (daftar arsip yg diserahkan)

3.      Pembuatan BAP

4.      Pelaksanaan

Dokumen/arsip statis dikelola bukan untuk kepentingan ANRI atau lembaga kearsipan lainnya, melainkan untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan, kesejarahan demi kemaslahatan bangsa

Kementerian Perhubungan telah melakukan Penyerahan Arsip Statis ke ANRI sebanyak 3 (tiga) kali, yaitu :

•          Pada tahun 2006, terdiri dari arsip tahun 1921 s.d 1979.

•          Pada tahun 2007.

•         Pada tahun 2013, yaitu : arsip tentang Timor Timur tahun 1999. Penyerahan Arsip Statis Kementerian Perhubungan Hotel Santika - TMII, 1 Juli 2013

Disamping arsip-arsip statis yang telah diserahkan tersebut, saat ini Kementerian Perhubungan sedang menjajaki penyerahan arsip statis lainnya antara lain :

•      Arsip Litsus G-30S PKI (telah dilakukan penilaian oleh ANRI dan saat ini sedang menunggu waktu penyerahannya)

•      Arsip “Bilateral Air Transport Agreement” antara Indonesia dengan negara-negara asing. (telah diajukan ke ANRI untuk kemudian dilakukan penelitian dan penilaian terlebih dahulu)

BAGAN TEKNIK PENYERAHAN ARSIP

2.      Non JRA

·         Penelitian (arsip, sistem, organisasi)

·         Penyusunan Juknis penataan dan penyusutan

·         Sortir/ pemilahan

·         Rekonstruksi (azas provenance dan original order)

·         Pendaftaran/ deskripsi arsip

·         Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip

·         Penomoran dan penataan fisik

·         Penyusunan daftar sementara

·         Penilaian dan seleksi

·         Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah

·         Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)