Proses optimalisasi pelayanan dalam setiap organisasi akan menjadi prima jika didukung oleh dua hal. Pertama, adalah pemenuhan pelayanan melalui pendekatan kemanusiaan yang dilakukan oleh para karyawan. Hal ini sangat penting artinya untuk menjadikan setiap interaksi pelayanan terasa nyaman dan menyenangkan. Kedua, adalah dari sisi prosedur pelayanan yang sistematis, transparan dan mudah. Hal tersebut akan menentukan pengelolaan pelayanan. Tanpa ada prosedur yang baik, maka tujuan pelayanan tidak akan menjadi lengkap. Untuk itu, tuntutan atas disiplin prosedur menjadi bagian tidak terpisahkan dari proses pelayanan. Manajemen arsip dinamis adalah salah satu bagian dari optimalisasi prosedur organisasi
Salah satu bagian yang terkait dengan prosedur pelayanan adalah pengelolaan arsip dinamis. Bagaimana mungkin pelayanan akan menalan dengan baik jika catatan resmi sebagai dokumentasi fakta pelayanan tidak ada atau belum dikelola secara maksimal. Bisa jadi ukuran pelayanan tersebut menjadi kurang di mata konsumen. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan. Bereda dengan arsip statis, dimana merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan. Pendek kata, arsip statis tidak digunakan setiap hari.
Konsep Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan sebagai bahan bukti dan dasar untuk mengambil keputusan, sekaligus sebagai ukuran kinerja dari sebuah kegiatan. Menurut konteks Anglo-Saxon arsip adalah dokume yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupu perorangan.Dengan konsep diatas maka arsip dinamis memerlukan pengelolaan. Pengelolaan inimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.
Ada beberapa syarat utama dalam kajian arsip dinamis, antara lain
1. Lengkap : arsip seharusnya mampu menunjukkan sebuah situasi pelayanan dari mulai hulu ke hilir. Contohnya arsip kesehatan pasien, sehinggan memudahkan dalam pengambilan keputusan lajutan, atas tindakan yang sudak terjadi.
2. Cukup : kecukupan data dalam arsip dinamis, merupakan kunci untuk mengatasi ketidaktersediaan informasi yang bisa menjadikan pengambilan kepusan menjadi keliru. Cukup disini juga diartikan tidak berlebihan. Arsip harus bebas dari informasi dan catatan yang tidak penting, karena bisa saja malah mengaburkan informasi yang sesungguhnya.
3. Bermakna : arsip yang lengkap dan cukup akan memberikan gambaran tentang kejadian. Dan setiap arsip harus bermakna artinya penting bagi aktifitas selanjutnya.
4. Komprehensif : setiap arsip harus dirancang untuk berisi sesuatu yang penting dan menyeluruh. Untuk menyediakan kecukupan.
5. Tepat : arsip harus mampu mendukup aktifitas setiap kejadian, sehingga ketepatan pengalokasian arsip sangat penting artinya.
6. Tidak melanggar hukum : arsip yang baik adalah sesuai dengan aturan perundangan. Untuk itu, maka ketika akan mengelola arsip maka seharusnya ada aturan baku yang harus dilakukan. Agar tidak bertentangan dan melanggar aturan.
Mengapa pengelolaan arsip dinamis penting bagi organissasi:
1. Sebuah organisasi perlu mengandalkanpada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manajemen arsip dinamis memerlukan informasi yang yang tepa untuk (1) mengambil keputusan, (2) sarana umum, (3) sebagai bukti kebijakan dan aktifitas (4) menunjang letigasi.
2. Sebuah organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional, dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu. Organisasi juga disyaratkan mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu dalam waktu tertentu, dan ini bisa dilakukan dengan manajemen arsip dinamis.
3. Sebuah organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannyadan disimpannya. Hal ini karena alasan ekonomis, mengingat penyimpanan arsip dinamis memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional, mengingat lebih sulit menemukan informasi yangpenting dengan cepat, jika informasi itu terkubur pada arsip yang telah usang.
Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori :
1. Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi prosedur, formulir ataupun borang dan korespondensi. Contoh : pendoman staff, dll
2. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contoh tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah, dll.
3. Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu.
4. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota dll, asuransi, kontrak dan lain-lain.
Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut:
1. Kertas, mikro film, ataupun elektronik
2. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto
3. Data dari sistem bisnis, dukumen yang diolah melalui word processor, spreadsheet, berita elektronik, citra digital
4. Audio, video
5. Dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya)
6. Arsip dinamis tidak terstruktur (tulisan, surat), terstruktur (formulir)
Dengan catatan tentang arsip dinamis dan kebutuhan dalam pengelolaannya, maka organisasi akan semakin mengerti pentingnya arsip dinamis dalam kontinum pelayanan dan kegiatan rutin. Untuk itu, pemberdayaan sistem organisasi yang terstruktur akan menjadikan sistem manajemen arsip dinamis mampu mendukung setiap pengambilan keputusan dan pencatatan perkembangan setiap kegiatan. Untuk itu, dibutuhkan kesiapan sumber daya manusia yang cakap, konsisten dan terkoodinasi untuk mendukung pelaksanaan manajemen arsip dinamis di sebuah organisasi. Tanpa itu, kita akan menemukan akan banyak kebutusan yang diambil hanya berdasarkan akan sehat, dan tidak atas data dan infornasi yag akurat.
