LAYANAN ARSIP INAKTIF

Konsep dasar Layanan Arsip Inaktif

Layanan adalah kegiatan membantu menyiapkan (mengurus) apa-apa yang diperlukan seseorang. Layanan arsip inaktif adalah suatu aktivitas memberikan bantuan untuk menyiapkan arsip inaktif  yang diperlukan oleh pihak lain. Ada dua pihak yang berkaitan dengan kegiatan layanan arsip inaktif, yaitu pihak yang membutuhkan arsip inaktif (user) dalam hal ini pimpinan unit kerja/ instansi  dan pihak yang  memberikan/menyediakan arsip inaktif adalah  pengelola Pusat Arsip.

Tujuan layanan arsip inaktif adalah tersedianya arsip inaktif yang diperlukan oleh pengguna (pimpinan unit kerja atau pimpinan instansi) dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen instansi atau perusahaan sesuai target yang telah ditentukan. Sedangkan ruang lingkup layanan arsip inaktif yang dibahas mencakup pemahaman dasar mengenai layanan peminjaman arsip inaktif oleh pengelola Pusat Arsip kepada unit kerja peminjam, yang dimulai dari permintaan, pencarian, pencatatan, pemberian kepada pengguna arsip sampai dengan pengembaliannya ke tempat penyimpanan semula. 

Kegiatan layanan arsip inaktif  perlu mensosialisasikan ketentuan-ketentuan apa saja yang berlaku dalam memberikan layanan arsip inaktif  melalui pemberitahuan pada papan pengumuman atau surat edaran yang ditandatangani pimpinan instansi. Beberapa jenis layanan arsip inaktif yang sering dilakukan oleh Pusat Arsip antara lain: layanan peminjaman arsip, layanan penggandaan, layanan pengiriman/penyampaian dan layanan konsultasi. 

Prosedur Layanan Arsip Inaktif

Prosedur layanan arsip inaktif yang baik harus memberikan petunjuk pelaksanaan teknis dari tahap kegiatan satu ke tahap kegiatan lainnya.  Kegiatan layanan arsip inaktif yang perlu dituangkan dalam prosedur meliputi tahap permintaan, pencarian, pencatatan peminjaman, monitoring dan pengembalian arsip inaktif ke tempat penyimpanan semula.  

Layanan arsip dilakukan atas dasar adanya kebutuhan informasi dari unit kerja yang menyimpan arsip inaktif di Pusat Arsip.  Kebutuhan unit kerja ini akan dipenuhi oleh Pusat Arsip  setelah ada permintaan secara kedinasan baik secara langsung, melalui telepon, maupun melalui e-mail.

Pencarian arsip dilakukan setelah ada permintaan secara formal baik melalui permintaan langsung, telepon maupun e-mail. Kegiatan ini dilakukan melalui penelusuran arsip inaktif pada tempat penyimpanan arsip baik melalui sistem manual maupun sistem komputerisasi.

Pencatatan dilakukan sebagai upaya pengendalian arsip inaktif yang dipinjam. Kegiatan  ini merupakan kegiatan administratif dalam aktivitas layanan arsip inaktif. Dengan pencatatan ini arsip dapat diketahui bila keberadaannya tidak di tempat penyimpanan. Pencatatan dilakukan untuk melengkapi  formulir permintaan yang diajukan oleh unit kerja.

Kegiatan monitoring dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang dipinjam telah selesai sesuai waktu  yang ditentukan atau masih berada di unit kerja yang meminjam arsip inaktif tersebut. Apabila sudah perlu segera dikembalikan di tempat penyimpanan semula.