PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF

Pemeliharaan Lingkungan Penyimpanan Arsip Inaktif

Ada berbagai cara dalam pemeliharaan lingkungan arsip inaktif, diantaranya dilakukan melalui upaya penentuan lokasi gedung dan ruang penyimpanan arsip yang memenuhi standar fasilitas penyimpanan dan kaidah kearsipan yang ada. Lokasi penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor sesuai kondisi dan kebutuhan instansi. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip adalah cara penentuan ruang penyimpanan arsip, yang meliputi pengaturan tata ruang, suhu kelembaban, pengaturan cahaya dan penerangan serta penggunaan alat pengamanan lingkungan. Dengan pengaturan hal-hal tersebut arsip dapat terjaga, tercegah dan terlindungi dari faktor penyebab kerusakan yang diakibatkan oleh lingkungan. 

Pemeliharaan Fisik Arsip dan Pengamanan Informasi

Diperlukan pemahaman terhadap faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip dan langkah-langkah  perlindungan untuk mencegah atau melakukan tindakan perawatan terhadap kerusakan fisik arsip sehingga kegiatan pemeliharaan fisik arsip akan terlaksana dengan baik.   Disamping itu juga diperlukan upaya pengamanan informasi arsip inaktif.

Ada dua faktor utama yang menyebabkan kerusakan arsip, yaitu faktor intern dan faktor ekstern.  Faktor intern adalah faktor penyebab kerusakan yang berasal dari bahan-bahan arsipnya itu sendiri, seperti bahan kertas, tinta dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstern arsip adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar fisik arsip, yaitu:  faktor biologis, faktor  kimiawi  dan faktor manusiawi.

Pemeliharaan dan perawatan fisik arsip merupakan usaha mencegah dan mengatasi kerusakan arsip yang disebabkan oleh berbagai faktor.  Kegiatan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya melalui sistem penataan yang baik, fumigasi secara periodik, penggunaan kamper, dan perawatan arsip. Perawatan arsip dapat dilakukan dengan deasidifikasi, laminasi, enkapsulisasi dan sebagainya.

Pengamanan informasi  dilakukan  untuk mencegah terjadinya arsip rusak atau hilang yang disebabkan oleh ulah manusia. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan memperhatikan tiga hal, yaitu pemberian kewenangan kepada pejabat/staf tertentu untuk bertanggung jawab terhadap arsip yang bersifat rahasia, membuat sistem pengamanan dengan me-manfaatkan teknologi informasi, dan memberikan sangsi hukum terhadap setiap pelanggaran penyalahgunaan informasi.