PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF (Arsip Kacau)

Survei dan  Penyiapan Proposal Pembenahan Arsip

Pelaksanaan survei memberikan arahan kepada mahasiswa untuk mengumpulkan data arsip suatu instansi yang akan dilakukan pembenahan arsip inaktif. Secara materi yang menjadi objek survei adalah  struktur, tugas dan fungsi organisasi, sistem kearsipan serta arsipnya sendiri. Survei dilakukan di unit-unit kerja instansi dengan menggunakan formulir survei.  Akhir kegiatan survei arsip adalah penyusunan proposal pembenahan arsip. Berdasarkan  Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan apa yang diperlukan dalam pembenahan arsip inaktif. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi: peralatan perlengkapan, biaya, tenaga, dan waktu pembenahannya.  Semua perkiraan kebutuhan tersebut diperhitungkan atas dasar volume atau jumlah arsip yang akan menjadi prioritas pembenahan arsip inaktif.

Berdasarkan kaedah kearsipan dalam memprioritaskan objek kegiatan pembenahan harus mendahulukan pada kondisi arsip yang membutuhkan penanganan segera, misalnya karena arsip tertua atau kurun waktunya paling lama, arsip penting dan sudah kurang terawat, rusak dan sebagainya. 

Prosedur Pembenahan Arsip Inaktif

Prosedur pembenahan arsip memberikan gambaran dalam mempraktekkan pengaturan arsip kacau baik secara fisik maupun informasinya. Pengaturan ini dilakukan untuk mengembalikan susunan arsip sebagaimana dilakukan pada saat digunakan dalam aktifitas administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Dalam hal ini mengambil contoh kasus pada Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Kerja. Pembenahan arsip dilakukan melalui dari kegiatan identifikasi, rekonstruksi sampai dengan kegiatan penyusunan daftar pertelaan arsip.

Dengan adanya Daftar Pertelaan Arsip maka penyimpanan arsip inaktif dapat dilakukan sekaligus menjadi sarana penemuan kembali dalam rangka layanan arsip inaktif. Melalui Daftar Pertelaan Arsip ini juga bisa dilakukan penilaian arsip untuk menentukan langkah-langkah penyusutan lebih lanjut.