PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

Sistem Nomor Penempatan Arsip Inaktif

Sistem penomoran penempatan  (space numbering system) adalah suatu cara yang digunakan untuk menentukan nomor atau kode angka suatu penempatan di mana arsip diletakkan atau disimpan dalam rak arsip suatu Pusat Arsip. Berbagai model atau cara dapat digunakan untuk menentukan letak arsip inaktif yang sudah dimasukkan dalam bok arsip untuk ditata dan disimpan dalam rak arsip. Sistem nomor penempatan arsip inaktif meliputi sistem nomor penempatan lajur rak (row space), sistem nomor penempatan lajur-unit rak (row-unit-space), sistem nomor penempatan lajur-unit-shelf (row-unit-shelf space) dan  sistem nomor lajur unit shelf (row-unit-shelf).  

Teknik Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

Aplikasi sistem nomor penempatan arsip inaktif pada rak penyimpanan memerlukan teknik penataan dan penyimpanan tertentu. Teknik ini merupakan tata cara penataan dan penyimpanan arsip inaktif pada rak penyimpanan arsip yang dilakukan mulai dari  penataan arsip inaktif dalam tempat himpunan arsip dan bok arsip, penentuan nomor penempatan,  penataan boks arsip pada rak arsip, serta  komputerisasi.        

Petunjuk penataan arsip inaktif dalam boks berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan sebagai berikut:

1.     Arsip harus ditata dalam aturan yang sama seperti pada waktu diberkaskan di unit pencipta.

2.     Seluruh arsip dalam setiap boks harus memiliki series arsip yang sama.

3.     Seluruh arsip dalam bok harus memiliki periode retensi (jangka waktu simpan) yang sama

4.     Penataan fisik arsip dalam suatu bok  arsip harus menyisakan ruang kira-kira satu inci dalam setiap bok.

5.     Arsip tidak boleh diletakkan pada bagian atas arsip yang lain dalam bok.

6.     Berat setiap bok arsip tidak  boleh melebihi 35 pound. 

Penentuan nomor penempatan adalah  kegiatan memberikan nomor lokasi atau penempatan setiap nomor boks arsip sesuai yang terdaftar pada formulir pemindahan arsip inaktif atau daftar pertelaan arsip inaktif yang dipindahkan. Setelah dilakukan penataan fisik dan informasi arsip dalam folder dan penataan susunan arsip dalam boks arsip secara keseluruhan, kemudian dilakukan penataan boks arsip pada rak arsip yang tersedia di ruang penyimpanan arsip. 

Komputerisasi penataan arsip inaktif adalah kegiatan mengelola data arsip inaktif dengan menggunakan media komputer. Kompurisasi dapat dilakukan sebatas pada metadata arsip inaktif atau secara menyeluruh baik metadata  maupun dokumen elektronik yang telah dialihmediakan dari media kertas atau media lain ke media elektronik.