DEPO ARSIP KEMENHUB BANDUNG

Depo Arsip Bandung merupakan tempat penyimpanan arsip-arsip inaktif Kementerian Perhubungan. Secara Operasional Depo Arsip Bandung berada dibawah Biro Umum Sekretaris Jenderal dan sehari-hari dibina oleh Bagian TU Departemen Cq. Sub Bagian Kearsipan dan TU Biro.

DEPO ARSIP SEBELUM RENOVASI 2006

DEPO ARSIP SETELAH RENOVASI 2007

Adapun kronologis Kantor Depo Arsip Bandung adalahsebagai berikut :

Tahun 1930 dibawah Departement Van Verkeer en Waterstaat

Tahun 1950 Perpustakaan Lama Kementerian Departemen Perhubungan

Tahun 1975 Kantor Perpustakaan dan Arsip dibawah Departemen Perhubungan

Tahun 1985 Kantor Arsip dan Perpustakaan dibawah Departemen Perhubungan

Tahun 2004 Kantor Depo Arsip dibawah Departemen Perhubungan

Tahun 2005 Kantor Depo Arsip dibawah Departemen Perhubungan (Jl Wastu Kencana No 73)

Sejarah

a. Gedung Sate

Keberadaan Kantor Depo Arsip Perhubungan di Bandung diawali pada Tahun 1920. Komplek Perkantoran Gedung Sate di Bandung dan berdiri 2 bangunan. Bangunan pertama digunakan oleh Pemerintah Daerah Jawa Barat, sedangkan bangunan yang kedua digunakan oleh PT. Telekomunikasi dan PT. Pos Indonesia.Cikal bakal berdirinya Kantor Depo Arsip di Gedung Sate pada Tahun 1930, dimana pada tahun tersebut digunakan oleh Department Van Verkeer en Waterstaat. Pada tahun 1950 berdiri perpustakaan lama dibawah Kementerian Perhubungan termasuk Pos dan Telekomunikasi. 

Komplek perkantoran Gedung Sate dibangun dan diperuntukkan untuk Kantor Department Van Verkeer en Waterstaat dan setelah Indonesia merdeka digunakan sebagai Kantor Pengairan dan Perpustakaan Lama dibawah Kementerian Perhubungan.

Seiring dengan bertambahnya waktu maka fungsi Perpustakaan Lama berkembang menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Departemen Perhubungan

b.  Depo Arsip Kementerian Perhubungan

Sesuai dengan Kebijakan Pimpinan dan dikarenakan Gedung Sate dijadikan sebagai Pusat Pemerintahan Provinsi Jawa Barat, maka Depo Arsip Kementerian Perhubungan yang semula berada di Gedung Sate dipindahkan ke jalan Wastu Kencana Nomor 73 Bandung pada Bulan Januari 2005. Depo Arsip Kementerian Perhubungan menempati sebuah Gedung bertingkat dua seluas 1.105 M2, sedangkan untuk status kepemilikannya masih menunggu proses persetujuan dari DPRD Propinsi Jawa Barat

c.Depo Arsip Kementerian Perhubungan (Renovasi)

Pada tahun 2007 telah dilakukan renovasi tehadap Depo Arsip Perhubungan yang terdiri dari penambahan ruang penyimpanan, ruang pengolahan/ pemilahan, ruang istirahat/ kamar tidur, Mushalla, serta penambahan sarana kerja berupa perangkat komputer, folder, map arsip, kotak arsip, filling cabinet, rak/ lemari arsip serta peralatan lain yang memenuhi syarat.

-->

Arsip yang disimpan

Arsip yang disimpan di Depo Arsip Kementerian Perhubungan Bandung saat ini masih berupa Arsip Tekstual yang terdiri dari arsip-arsip yang sudah inaktif yakni pada periode tahun 1965 s.d 2010

Diharapkan untuk tahun-tahun mendatang  Arsip Visual (berupa foto atau gambar)Audio Visual (berupa rekaman Video) juga dapat disimpan di Depo Arsip Kementerian Perhubungan Bandung.

Unit kerja Kementerian Perhubungan yang arsip inaktifnya disimpan di Depo Arsip Kementerian Perhubungan, yaitu :

¨   Sekretariat Jenderal                                                      : 1541    Box

¨   Inspektorat Jenderal                                                     : 1129    Box

¨   Direktorat Jenderal Perhubungan Darat               :     95     Box

¨   Direktorat Jenderal Perhubungan Udara              :   754     Box

¨   Badan Pengembangan SDM                                       :   136 Box

Semua arsip yang tersimpan di Depo Arsip Kementerian Perhubungan Bandung tercatat di Daftar Pertelaan Arsip (DPA).

Kegiatan Kearsipan yang Dilakukan

a. Pemindahan arsip dari unit kerja ke Depo Arsip  Bandung

b. Penataan arsip-arsip Inaktif per Periode Kabinet Pemerintahan di Indonesia

c.  Pemusnahan Arsip

Pada Bulan Juli 2007 telah dilakukan penyerahan Arsip Inaktif Kementerian Perhubungan sebanyak 14 box yang terdiri dari arsip berbahasa Belanda oleh Sekretaris Jenderal kepada Kepala Arsip Nasional untuk disimpan di Arsip Nasional. Penyimpanan ini dilakukan mengingat arsip-arsip berbahasa Belanda tersebut tergolong arsip yang bernilai sejarah.

RUANG PENYIMPANAN ARSIP

RUANG PEMILAHAN

PENYIMPANAN ARSIP AUDIO VISUAL

RUANG PENGOLAHAN

MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

Arsip merupakan aktualitas dari semua ide dan gagasan manusia yang terekam melalui berbagai media arsip yang mempunyai nilai dan arti penting bagi kehidupan pemerintah maupun swasta, arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi dan bahan pertanggungjawaban jalannya suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta. Sistem penataan arsip merupakan kegiatan mengatur dan menyususn arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Sistem penataan Arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelola dimasa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa mendatang. Keberhasilan bidang kearsipan dapat dilihat dari sistem kerasipan yang teratur dan pengelola arsip secara menyeluruh serta dapat memberikan pelayanan informasi dengan cepat, tepat dan akurat.

KEGIATAN MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

Arsip Inaktif adalah arsip yang jarang diakses, tetapi harus disimpan untuk keperluan referensi yang jarang sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum retensi atau untuk nilai guna yang panjang karena alasan hukum atau alasan lainnya. Manajemen arsip inaktif adalah pengelolaan arsip inaktif yang melibatkan unsur orang, barang, peralatan, dan uang (anggaran) sehingga tercapai tujuan yang efektif dan efisien. Efektif dalam artian arsip akan cepat, tepat, dan benar ketika diperlukan, sedangkan efisien lebih pada pertimbangan redahnya biaya yang akan dikeluarkan (Anonim, 2002). Kondisi arsip inaktif pada umumnya memprihatinkan baik keadaan ruang simpan maupun kondisi arsip yang terdapat di dalamnya yang terkadang bercampur dengan bahan-bahan non arsip sehingga keadaan arsip menjadi kacau.

Tahapan penataan arsip inaktif i meliputi :

a.         Tahapan Pemilahan yaitu memilah antara arsip dan non arsip;

b.        Tahapan Pengelompokan yaitu mengelompokkan arsip berdasarkan klasifikasi;

c.        Tahapan Pendeskripsian yaitu mencatat informasi yang terkandung pada arsip seperti kode klasifikasi, no sementara, tahun arsip diciptakan, nilai guna arsip dan JRA pada karttu fisis;

d.        Tahapan Manuver dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan yaitu manuver kartu deskripsi dan kemudian dilanjutkan dengan manuver berkas. Yang dimaksud dengan Manuver yaitu menyatukan (kartu deskripsi dan berkas sesuai dengan kode klasifikasi/permasalahan, tahun penciptaan arsip dan nilai guna arsip). Arsip yang telah disatukan diberi nomer definitif untuk memudahkan ;

e.  Tahapan penataan arsip yaitu membungkus arsip, menata dalam boks arsip, dan pemberian label boks arsip (nomer boks);

f.     Tahapan Penyusunan skema arsip yaitu pembuatan denah atau peta gambar lokasi arsip disimpan;

g.      Tahapanan pembuatan Daftar Pertelaan Arsip.

PENGELOLAAN ARSIP STATIS  

Fokus utama penataan adalah melanjutkan Regrouping arsip statis yang ada di depo ke dalam Main-subject dan sub-main  sesuai dengan kode klasifikasi. Adapun tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam penataan arsip statis adalah pembentukan kelompok kerja, pelacakan keberadaan arsip statis melalui DPA arsip inaktif, mengelompokkan arsip statis ke dalam main subjek, mencatat fisik arsip statis ke dalam tempat penyimpanan, Pembuatan label Rak (static dan mobile), Selft holds, Boks, dan Folder (mengikuti kode simpan dalam Daftar Koleksi Arsip yang telah dibuat), Koreksi Daftar Koleksi Arsip final dan pengecekan ulang untuk memastikan kesesuaian antara Daftar Koleksi Arsip dengan tempat simpannya, dan  Pembuatan Peta Lokasi simpan, berupa gambar tata letak rak penyimpanan arsip beserta kodenya.