KEARSIPAN

KASUS-KASUS YANG BERKAITAN DENGAN ARSIP/DOKUMEN

•             1997, TERBAKARNYA GEDUNG BI THAMRIN YANG MENYIMPAN DOKUMEN PENGUCURAN TRILYUNAN DANA KLBI (KREDIT LIKUIDITAS BI)

•         MEI 2000, TERBAKARNYA RATUSAN COMPUTER DAN DOKUMEN KEUANGAN DI KANTOR GUBERNUR PAPUA;

•         JULI 2000, DITEMUKAN BOM PADA RUANGAN JAKSA AGUNG BIDANG TINDAK PIDANA KHUSUS, KEJAGUNG YANG MENYIMPAN ARSIP KKN DARI KELUARGA ATAU KELOMPOK ORANG TERTENTU;

•         2000, KEBAKARAN PADA RUANG PENYIMPANAN ARSIP MILIK DEPUTI VII BIDANG KHUSUS, BPKP JL. HAYAM WURUK (ARSIP TENTANG BLBI);

•         TERBAKARNYA ARSIP-ARSIP PENTING MILIK FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA;

•         TERBAKARNYA DOKUMEN ASSET NEGARA PADA BAKUN (BADAN AKUNTANSI NEGARA) DEP. KEUANGAN;

•         2001, PEMBAKARAN ARSIP-ARSIP PADA KANTOR DPD PARTAI GOLKAR KAB. BANYUWANGI;

•         TERBAKARNYA COMPUTER DAN ARSIP PENTING DI LP CIPINANG TENTANG NARAPIDANA YANG MENYANGKUT MASA HUKUMAN,REMISI, MASA PEMBEBASAN;

•         KERUSUHAN MASSA DAN PEMBAKARAN GEDUNG PERKANTORAN DAN DOKUMEN PENTING DALAM PILKADA DI TUBAN;

•         BANJIR BESAR DI JAKARTA YANG TELAH MERENDAM KOTA DAN PERKANTORAN DAN MEMUSNAHKAN DOKUMEN PENTING;

•         GEMPA YANG MENYEBABKAN GELOMBANG TSUNAMI DI ACEH DAN MEMUSNAHKAN ARSIP PENTING;

•         PENGHILANGAN DOKUMEN KASUS PELANGGARAN HAM DI TRISAKTI, SEMANGGI I DAN II SERTA DOKUMEN PERISTIWA PENGHILANGAN ORANG YANG ADA DI KEJAGUNG;

•         2008, DOKUMEN DUGAAN KASUS KORUPSI WALIKOTA MEDAN PEMBELIAN MOBIL PEMADAM KEBAKARAN DIBAKAR;

•         29 MARET 2008 TERBAKARNYA KANTOR KOMNAS PERLINDUNGAN ANAK MUSNAHNYA 3.260 DATA DAN DOKUMEN ANTARA LAIN KASUS PEMBUNUHAN DAN KEKERASAN TERHADAP ANAK, PENYIMPNGAN SEX, PERDAGANGAN ANAK, PENJUALAN BAYI, GIZI BURUK DAN KASUS SUSU FORMULA YANG TERKONTAMINASI DALAM BENTUK GUGATAN KELAS KEPADA DEPKES DAM BADAN POM AGAR MENGUMUMKAN PERUSAHAAN SUSU YANG TERKONTAMINASI

PENJUALAN ARSIP/DOKUMEN PRIBADI

1. PERAIH HADIAH PULITZER UNTUK KARYA JURNALISTIK 1974 (BOB WOODWARD DAN CARL BERNSTEIN) WARTAWAN YANG MEMBONGKAR SKANDAL WATERGATE TAHUN 1972-74 MENJUAL DOKUMEN YANG BERISI CATATAN, TRANSKRIP WAWANCARA, FOTO YANG MENYEBABKAN PRESIDEN NIXON MUNDUR KE TEXAS UNIVERSITY SEHARGA $ 5 JUTA US;
2. SUSAN SONTAG PENULIS DAN AKTIFIS LOVER AND THE VOLCANOES MENJUAL DOKUMEN YANG BERISI CATATAN, SURAT MANUSKRIP DAN 20 BUKU SEHARGA $ 1,1 JUTA US KE UCLA;
3. INJIL GUTENBERG 1 DARI 5 YANG ADA DIJUAL $1,5 JUTA;
4. FRANCIS CRICK (2001) PENELITI TENTANG “MATA RANTAI DNA” MENJUAL KERTAS KERJA DAN CATATAN KE WELLCOME TRUST SEHARGA $ 1,3 JUTA;
5. NASKAH ASLI PIDATO ABRAHAM LINCOLN TAHUN 1858 (HOUSE DIVIDED) TENTANG SISTEM PERBUDAKAN DI AS DIJUAL $1,5 JUTA DALAM LELANG (1992);
6. ABRAHAM ZAPRUDER MENJUAL FILM REKAMAN PEMBUNUHAN PRESIDEN J.F. KENNEDY SEHARGA $ 16 JUTA;
7. CUCU WINSTON CHURCHILL MENDAPAT $ 18,4 JUTA DARI PEMERINTAH INGGRIS DARI BERKAS MILIK PERDANA MENTRI TERSEBUT.

UU  NO 43 /2009 TENTANG KEARSIPAN

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk  dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara

ARSIP MENURUT ISO 15489
TENTANG RECORDS MANAGEMENT

 INFORMASI YANG DIBUAT, DITERIMA, DAN DIPELIHARA SEBAGAI BUKTI DAN INFORMASI OLEH ORGANISASI ATAU ORANG, SESUAI KEWAJIBAN HUKUM ATAU DALAM TRANSAKSI DARI SUATU BISNIS/URUSAN

ICA (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES)

 ARSIP ADALAH INFORMASI TEREKAM YANG DIBUAT ATAU DITERIMA DALAM RANGKA PERENCANAAN, PENGENDALIAN PELAKSANAAN ATAU PENYELESAIAN KEGIATAN KELEMBAGAAN ATAU PERSEORANGAN DAN TERDIRI ATAS ISI, KONTEKS, DAN STRUKTUR YANG MEMADAI UNTUK BISA MENJADI BUKTI DARI SUATU KEGIATAN

PEMBEDAAN  ARSIP                                                                                                                          

• ARSIP DINAMIS Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

• ARSIP STATIS, Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan masuk  kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah diverifikasi oleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga kearsipan, kemudian ditetapkan masuk dalam kategori arsip statis sesuai dengan peraturan per UU an.

PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS

• ARSIP AKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus

• ARSIP INAKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannYa telah menurun

PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

KELEMBAGAAN

*  Belum jelasnya  organisasi kearsipan: UP?  UK?

*  Tidak adanya pembinaan intern!!

SISTEM DAN PROSEDUR

*  Adanya kecenderungan setiap surat  disampaikan ke pimpinan

*  Belum adanya pengendalian surat yang efisien

*  Ada kecenderungan setiap surat dicopy 3 X dan disampaikan ke unit kerja yang tidak terkait

*  Belum adanya format surat yang baku

 *  Belum jelasnya kewenangan penandatanganan surat

 *  Flow chart penyampaian surat terlalu berbelit

 *  Setiap Unit mempunyai sistem pemberkasan yang berbeda,  termasuk sarana penyimpanannya

 *  Adanya kesulitan dalam retrieval arsip

 *  Adanya penumpukan arsip

SDM

 *  Pengambil Keputusan

 *  Pembina Kearsipan

 *  Pelaksana (Arsiparis/Petugas Pengelola Kearsipan)

REKOMENDASI

 ADANYA KELEMBAGAAN KEARSIPAN YANG JELAS BAIK SECARA FUNGSI MAUPUN KEWENANGANNYA

PERLUNYA PEMBINAAN SISTEM KEARSIPAN YANG TERPROGRAM DAN TERARAH (BIMBINGAN, SOSIALISASI);

 PENCIPTAAN SDM PEMBINA DAN PELAKSANA YANG MAMPU DAN HANDAL DAN TIM PENILAI

 DUKUNGAN MANAGEMENT DAN DANA YANG MEMADAI SERTA PENYEDIAAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN

MENANAMKAN PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI BUKTI PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN, SEBAGAI MEMORI ORGANISASI DAN SEBAGAI TULANG PUNGGUNG ADMINISTRASI DAN BAHAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN PIMPINAN.