UNIT KEARSIPAN

Unit kearsipan wajib dibentuk pada setiap lembaga Negara, bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan suatu lembaga Negara.

Pimpinan unit kearsipan adalah seorang pejabat struktural yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan, dibantu oleh Arsiparis.

Unit kearsipan di lembaga negara secara struktural berada di sekretariat jenderal atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama/ sebutan lain yang sejenis untuk unit kerja yang memiliki fungsi dan tugas kesekretariatan.

Unit kearsipan lembaga negara dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas:

a. Unit Kearsipan I berada pada struktur organisasi sekretariat jenderal atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama atau sebutan lain yang sejenis;

b. Unit Kearsipan II berada pada struktur organisasi sekretariat direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal, sekretariat badan litbang, secretariat badan diklat dan lain-lain;

c. Unit Kearsipan II berada pada struktur organisasi sub bagian tata usaha kedeputian;

d. Unit kearsipan II juga berada pada struktur organisasi sekretariat instansi vertikal tingkat provinsi dan perwakilan di luar negeri; dan

e. Unit kearsipan III dan unit kearsipan IV dapat dibentuk pada sekretariat instansi vertikal tingkat kabupaten/kota sesuai dengan kebutuhan masing-masing lembaga negara.

Dalam struktur kelembagaan, unit kearsipan I mempunyai hubungan koordinasi fungsional dalam pembinaan dan pengawasan kearsipan. Dalam hal pemusnahan dan penyerahan arsip, unit kearsipan II, III, dan IV harus mendapat persetujuan dari pimpinan lembaga negara melalui unit kearsipan I dengan terlebih dahulu memberitahukan kepada unit kearsipan di atasnya;

Untuk menjalankan fungsi dan tugas unit kearsipan yang sesuai dengan beban kerja kearsipan dan rentang kendali wilayah pembinaan kearsipan, lembaga negara dapat membentuk organisasi unit kearsipan dengan struktur sebagai berikut:

a. Bagian Kearsipan, apabila lembaga negara tersebut memenuhi syarat sebagai berikut:

1) Mengendalikan lebih dari 200 surat per hari;

2) Mengelola lebih dari 10.000 ribu meter linier arsip inaktif;

3) Membina kearsipan, minimal 7 (tujuh) eselon 1;

4) Melakukan pelayanan arsip inaktif lebih dari 20 kali per tahun; dan

5) Mempunyai wilayah pembinaan sampai dengan tingkat kabupaten/kota atau lebih rendah daripada kabupaten/kota.

Bagian Kearsipan, terdiri dari:

1) Subbag Persuratan yang mempunyai tugas:

a) Melakukan registrasi surat masuk dan surat keluar;

b) Melakukan pendistribusian surat masuk dan surat keluar; dan

c) Melakukan pengendalian surat masuk dan surat keluar sesuai dengan pedoman tata naskah dinas.

2) Subbag Pengelolaan Arsip yang mempunyai tugas:

a) Melakukan koordinasi pelaporan daftar arsip aktif dari unit pengolah;

b) Melakukan koordinasi pemindahan arsip inaktif;

c) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif;

d) Melakukan koordinasi pembuatan daftar, pemberkasan, pelaporan, serta penyerahan salinan autentik arsip terjaga;

e) Melakukan koordinasi pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis; dan

f) Melakukan pelayanan informasi dan peminjaman arsip inaktif.

3) Subbag Pembinaan dan Evaluasi Kearsipan yang mempunyai tugas:

a) Melakukan pembinaan, penyelenggaraan kearsipan lembaga negara; dan

b) Melakukan pengawasan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan lembaga negara.

b. Sub Bagian Kearsipan, apabila lembaga negara tersebut memenuhi syarat sebagai berikut:

1) Mengendalikan 50-200 surat per hari;

2) Mengelola 5000-10.000 meter linier arsip inaktif;

3) Membina kearsipan, 4 (empat) sampai dengan 6 (enam) eselon 1; dan

4) Melakukan pelayanan arsip inaktif 5-20 kali per tahun.

Fungsi dan tugas Sub Bagian Kearsipan:

1) Melakukan pengendalian penciptaan surat di lingkungan lembaga;

2) Melakukan pendistribusian surat masuk dan surat keluar;

3) Melakukan koordinasi pelaporan daftar arsip aktif dari unit pengolah;

4) Melakukan koordinasi pemindahan arsip inaktif;

5) Melakukan pengolahan arsip inaktif;

6) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan;

7) Melakukan koordinasi pembuatan daftar, pemberkasan, pelaporan, serta penyerahan salinan autentik arsip terjaga;

8) Melakukan koordinasi pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis;

9) Melakukan pembinaan, pengawasan, dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan lembaga negara; dan

10) Melakukan pelayanan informasi dan peminjaman arsip lembaga negara.

Nomenklatur unit kearsipan, tidak digabungkan dengan fungsi atau tugas yang tidak sejenis. Unit kearsipan seharusnya melingkupi kegiatan pengelolaan arsip dinamis sejak penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip, seperti fungsi dan tugas pengurusan surat, pemberkasan, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan dan penyerahan arsip.

Komponen Pengelolaan Unit Kearsipan

Dalam penyelenggaraan kearsipan pada lembaga negara, unit kearsipan harus mempunyai komponen yang meliputi:

1. Sistem Pengelolaan Arsip

Unit kearsipan bertanggung jawab dalam menyusun sistem pengelolaan arsip, yang tertuang dalam standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan arsip atau manual kearsipan, yang terdiri dari:

a. SOP tentang penciptaan arsip yang terdiri dari:

1) Tata Naskah Dinas;

2) Pengurusan Surat; dan

3) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

b. SOP tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip antara lain:

1) Klasifikasi Arsip;

2) Pemberkasan Arsip Aktif;

3) Pengelolaan Arsip Aktif;

4) Penataan Arsip Inaktif;

5) Pemeliharaan dan Perawatan Arsip;

6) Program Arsip Vital;

7) Pengelolaan Arsip Media Baru;

8) Pemberkasan, Pelaporan, dan Penyerahan Arsip Terjaga;

9) Tata Cara Alih Media Arsip; dan

10) Autentikasi Arsip.

c. SOP tentang penyusutan arsip antara lain:

1) Jadwal Retensi Arsip;

2) Pemindahan Arsip;

3) Pemusnahan Arsip; dan

4) Penyerahan Arsip.

2. Prasarana dan Sarana Kearsipan

Dalam pengelolaan arsip inaktif, unit kearsipan bertanggung jawab menyediakan prasarana dan sarana berdasarkan standar prasarana dan sarana kearsipan yang telah ditetapkan, meliputi:

a. Gedung penyimpanan arsip, yang terdiri dari:

1) Ruang transit arsip;

2) Ruang pengolahan;

3) Ruang penyimpanan;

4) Ruang restorasi; dan

5) Ruang pelayanan.

b. Standar pengamanan gedung dari bencana (faktor alam, non alam, dan sosial);

c. Peralatan kearsipan (rak, boks, folder, guide, out indicator, tickler file, roll o’pack); dan

d. Sarana bantu penemuan arsip (daftar arsip aktif, daftar arsip inaktif, daftar berkas, daftar isi berkas).

3. Sumber Daya Manusia Kearsipan

Unit kearsipan harus didukung oleh sumber daya manusia kearsipan yang melakukan pengelolaan unit kearsipan terdiri atas pejabat struktural di bidang kearsipan dan Arsiparis;

a.    Pejabat struktural unit kearsipan:

1) Mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan evaluasi serta pengelolaan sumber daya kearsipan;

2) Mempunyai kompetensi sekurang-kurangnya:

a) Sarjana (S1) di bidang kearsipan; atau

b) Sarjana (S1) di bidang selain bidang kearsipan dan telah mengikuti serta lulus pendidikan dan pelatihan kearsipan yang dipersyaratkan.

b.    Arsiparis unit kearsipan:

1) Mempunyai tugas dan tanggungjawab melakukan pengelolaan arsip mulai dari penilaian arsip, pendataan, pengolahan, penataan, pemeliharaan, pelayanan, pembuatan SOP, pembinaan, pengawasan, dan evaluasi.

2) Arsiparis tingkat ahli mempunyai kompetensi sekurang-kurangnya:

a) Sarjana (S1) di bidang kearsipan dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan; atau

b) Sarjana (S1) di bidang selain bidang kearsipan yang telah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional Arsiparis tingkat ahli dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

3) Arsiparis tingkat terampil mempunyai kompetensi sekurang-kurangnya:

a) Diploma III (DIII) di bidang kearsipan dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan; atau

b) Diploma III (DIII) di bidang selain bidang kearsipan yang telah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional Arsiparis tingkat terampil dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

c. Komposisi Arsiparis ahli dan terampil disesuaikan dengan beban kerja dan rentang kendali pengelolaan arsip di lingkungan lembaga yang bersangkutan.