PENYUSUTAN ARSIP

Menurut PP No. 34 Th. 1979 adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:

1. Memindahkan arsip inaktif dr UP ke UK dlm lingkungan intern organisasi
2. Memusnahkan arsip sesuai dng ketentuan yg berlaku
3. Menyerahkan arsip statis dr UK ke ANRI/BAD

(cara tsb = dlm UU No. 8 th. 1997 bab IV sp. 17 s/d 22)

TUJUAN

—  Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna

—  Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip

—  Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

TEKNIK PENYUSUTAN

1.      Berdasarkan JRA

•           Pemindahan :

§ Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA)

§ Pendaftaran (daftar arsip yg dipindahkan)

§ Penataan

§ Pembuatan BAP

§ Pelaksanaan

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara berjenjang:

- Pemindahan arsip dari central file di unit pengolah ke pusat arsip unit kearsipan II (unit   eselon I)

-Pemindahan arsip dari pusat arsip unit kearsipan II ke pusat arsip unit kearsipan I (Kementerian)

Metode Pemindahan

◦      Secara rutin/Berulang (perpetual method)

begitu arsip selesai diproses (closed) langsung dipindah, mis: arsip kasus hukum,   arsip kontraktor bangunan.

◦      Secara periodik (periodic method)

            mis: dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pd tengah atau akhir tahun)

BAGAN TEKNIK PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

•  Pemusnahan :

§  Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA)

§  Pendaftaran (daftar arsip yg dimusnahkan)

§  Penilaian, persetujuan & pengesahan

§  Pembuatan BAP

§  Pelaksanaan

Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit kearsipan.

Pemusnahan arsip di unit pengolah dilaksanakan terhadap arsip yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif dengan nasib akhir musnah. (pada umumnya memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun).

Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilak-sanakan terhadap arsip yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.

•           Penyerahan Arsip ke ANRI

1.      Pemeriksaan dan penilaian

2.      Pendaftaran (daftar arsip yg diserahkan)

3.      Pembuatan BAP

4.      Pelaksanaan

Dokumen/arsip statis dikelola bukan untuk kepentingan ANRI atau lembaga kearsipan lainnya, melainkan untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan, kesejarahan demi kemaslahatan bangsa

Kementerian Perhubungan telah melakukan Penyerahan Arsip Statis ke ANRI sebanyak 3 (tiga) kali, yaitu :

•          Pada tahun 2006, terdiri dari arsip tahun 1921 s.d 1979.

•          Pada tahun 2007.

•         Pada tahun 2013, yaitu : arsip tentang Timor Timur tahun 1999. Penyerahan Arsip Statis Kementerian Perhubungan Hotel Santika - TMII, 1 Juli 2013

Disamping arsip-arsip statis yang telah diserahkan tersebut, saat ini Kementerian Perhubungan sedang menjajaki penyerahan arsip statis lainnya antara lain :

•      Arsip Litsus G-30S PKI (telah dilakukan penilaian oleh ANRI dan saat ini sedang menunggu waktu penyerahannya)

•      Arsip “Bilateral Air Transport Agreement” antara Indonesia dengan negara-negara asing. (telah diajukan ke ANRI untuk kemudian dilakukan penelitian dan penilaian terlebih dahulu)

BAGAN TEKNIK PENYERAHAN ARSIP

2.      Non JRA

·         Penelitian (arsip, sistem, organisasi)

·         Penyusunan Juknis penataan dan penyusutan

·         Sortir/ pemilahan

·         Rekonstruksi (azas provenance dan original order)

·         Pendaftaran/ deskripsi arsip

·         Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip

·         Penomoran dan penataan fisik

·         Penyusunan daftar sementara

·         Penilaian dan seleksi

·         Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah

·         Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)

Aplikasi E – Arsip Kemenhub

RUANG DISPLAY E-ARSIP

Pada tahun 2011 Kementerian Perhubungan telah membangun suatu Sistem Aplikasi E – Arsip yang mengakomodir suatu siklus arsip ke dalam suatu proses secara digital.

Sistem ini dapat melakukan proses pemindahan, penataan, penyimpanan, penilaian dan pemusnahan arsip inaktif secara digital.

Dengan adanya Sistem Kearsipan Elektronik dapat memberikan kemudahan Unit-Unit pencipta arsip untuk melihat arsip inaktif yang ada di Record center dalam bentuk visual tanpa harus datang ke Depo Arsip bandung meskipun fisik arsip inaktif tersebut masih berada di Depo Arsip Bandung.

Pada tahun 2013 aplikasi ini dikembangkan menjadi sebuah situs web yang  selain memuat aplikasi E-Arsip juga berisi informasi tentang berita kearsipan di lingkungan Kementerian Perhubungan, Informasi kegiatan di record center, peraturan bidang kearsipan dan data arsiparis kemenhub.

TAMPILAN FITUR HOME

TAMPILAN FITUR KEARSIPAN

TAMPILAN FITUR RECORD CENTER

TAMPILAN FITUR DATABASE ARSIPARIS

SEJARAH KEARSIPAN

KEARSIPAN (ARSIP)

Berasal dari kata dasar arsip.

Kata arsip berasal dari bahasa Belanda Archief, Bhs Inggris Archive

            Bhs Yunani Archeion

            Bhs Latin Archivum.

PERKEMBANGAN  LEMBAGA KEARSIPAN 

1. Mesopotamia

dalam bhs Yunani : di antara sungai.

terletak antara Sungai Tigris dan Efrat di Turki, Syria dan Irak.

disebut sebagai “tempat lahirnya peradaban”

a.   Sumeria (5000 SM)

            Tulisan Paku pada clay tablet,

            Epic Gilgames tentang banjir

            Sistem pemerintahan dan Undang-Undang 

    b.     Babylonia (2200 SM), dekat Al Hillah di Irak

•           Clay  tablet di Perpustakaan kota Nippur

•           Raja Hammurabi (1792 SM) membuat kumpulan hukum (code) pada  pilar batu : status sosial, adat istiadat

•          Matematika, kedokteran, farmakologi, dagang

•         Transaksi bisnis  dilaporkan secara tertulis

         c.    Assyria

Raja Assurbanipal (668-627 SM), memiliki perpustakaan besar yang berisi clay tablet

     2.   Mesir (5000-3300 SM)

·        Hieroglif dlm bhs Yunani “ukiran suci” dlm bhs Mesir “perkataan dewa (dewa Thoth)”

·        Sistem kalender, astronomi, kedokteran, matematika

·        Imhotep, cendekiawan dan pemimpin agama terbesar, menteri dari raja Zoser (2630-2611 SM), arsitek piramida  besar pertama yaitu piramida Step di Sakkara

·        Ostraca (tembikar), papirus

      3. Yunani

·        Peradaban Minoa (3000 SM), Mycenaea

·        Syair  Perang Troya dibuat Homerus dalam bentuk  epic  (700 SM)

·        Olimpiade dimulai 776 SM di Olympia

·        Media informasi pada Clay tablet, perkamen

·        Alexander Agung lahir 356 SM di Pella ibukota Makedonia, 323 SM wafat dan Yunani mengalami kemunduran

     4. Romawi

·      Roma menjadi kota besar 550 SM dan menjadi Republik  509 SM

·      Raja besar Romawi, Julius Caesar, seorang diktator (suatu jabatan hukum)  selama 10 tahun

·     Catatan  dari Julius Caesar  tentang operasi militernya di Galia

·     Marcus Terentius Varro, cendekiawan dan penulis , merancang perpustakaan umum

·     Oktavianus, sbg kaisar pertama  Romawi 27 SM bergelar Augustus setelah Caesar dibunuh

    5. Perancis

·     Awal berdirinya Perancis th 834, hasil perjanjian Verdun (membagi kekaisaran Frank  yang memiliki 250 negeri sampai Kaisar Louis) ke dalam tiga negara: Jerman (Louis), Perancis (Charles) dan Lothair (Roma)

·     Louis XIV diangkat menjadi raja 1661, membangun istana mewah  di Versailles

SEJARAH LEMBAGA KEARSIPAN

  Didirikannya Archives Nationale (1790) di Perancis

  Public Records Office (1838) di Inggris

 s’Landsarchief (1892) di Batavia, Hindia Belanda 

 Algemeen Rijksarchief (1902) di Belanda

National Archives and Records Centre (1934) di AS

 

SEJARAH KEARSIPAN INDONESIA (KELEMBAGAAN)

SEJARAH KEARSIPAN MASA KERAJAAN DI INDONESIA 
     Tradisi lisan lebih menonjol dibanding dengan tulisan.  Prasasti sebagai bentuk sistem tata kearsipan pertama di Indonesia pada abad ke 4 di Kutai Kalimantan Timur.
      Mulai memakai sarana untuk menyimpan tulisan seperti daun lontar Kitab-kitab (Negara Kertagama), Kakawin, Kidung, Babad merupakan perpaduan antara arsip dan fiksi dgn tulisan Jawa Kuno dan bahasa nusantara lainnya 

KELEMBAGAAN MASA PRA KEMERDEKAAN INDONESIA (1892-1945) 

      Berdirinya lembaga kearsipan dgn nama ‘LANDSARCHIEF’ tgl 28 Januari 1892 yg ditetapkan oleh Gubernur Jenderal di wilayah Hindia Belanda (staatsblad 1892, No. 34).
      Pengangkatan Landsarchivaris I, Mr. JA. Van Der Chijs dgn karya inventaris ‘Realia’ dan ‘Nederlandsh Indisch Plakkaat Boek 1602-1811’ 
      Landsarchivaris II, Dr. De Haan dgn karya ‘Priangan’ dan ‘Oud Batavia’ serta Landsarchivaris berikutnya, Prof.Dr. Godee Molsbergen dan DR. FR. Johan Varhoeven dgn karya sejarah lokal .
      Landsarchief menyimpan khazanah Algemeen Rijksarchief  (kehidupan Kerajaan Belanda) untuk Pemerintahan Hindia Belanda) dan VOC.
     1942-1945 (Masa Penjajahan Jepang), menjadi Landsarchief berubah menjadi GUNSEIKANBU KOBUNSJOKAN dibawah Bunkyokonku

J.A. van der Chijs (1892 – 1905)  S’landsarchivaris pertama

      Pada tahun itu dikukuhkan jabatan s’landsarchivaris dengan tanggung jawab memelihara arsip lama masa VOC dan Hindia Belanda

      s’landsarchivaris pertama J.A. van der Chijs (1892 – 1905), karyanya :

•     Inventaris van’s Lands Archief te Batavia (1602 – 1618)

•      Realia : Register op de resolutien van het Casteel Batavia (1632 – 1805)

•     Nederlandsch Indish Plakaatboek : Deel I – XVII (1602 – 1900)

•     Dagh-register : gehouden in’t Casteel Batavia (1640 – 1677)

KELEMBAGAAN MASA PEMERINTAHAN ORLA (1950 – 1966)

•      ARSIP NEGARA (1951-1959), dibawah Kementrian Pendidikan Dasar dan Kebudayaan dipimpin oleh R. Soekanto dan dilanjutkan oleh R.Moh. Ali, menitikberatkan kepada pemulihan koleksi arsip sebelum thn 1942

•     ARSIP NASIONAL (1 Januari 1959) dibawah Kementrian Pertama RI, memiliki tugas  menyimpan, memelihara & menyelamatkan arsip-arsip pemerintahan pasca kemerdekaan (PP. No. 19/ 1961) Kedudukannya berubah-ubah dibawah Wakil Menteri Pertama Bid. Khusus (1962-1963), Menko Hubra (1963-1966) dan Wakil PM Bid. Lembaga-lembaga Politik (1966-1967), mempunyai tugas tambahan sbg penyelenggaraan kearsipan dinamis .

KELEMBAGAAN MASA PEMERINTAHAN ORBA (1966 – 1998)

•      Penyempurnaan PP. No. 19/ 1961 dengan UU. No. 7/ 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

•      ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA  (1971 s.d. sekarang) sesuai Keppres. No. 26/ 1974 sbg Lembaga Pemerintah Non Departemen, merupakan lembaga pemerintah Indonesia yg bertanggungjawab atas penyelamatan arsip bangsa Indonesia (baik dinamis & statis), dibawah pimpinan Soemartini & Noerhadi Magetsari.

•      Terciptanya Jabatan Fungsional ARSIPARIS melalui Kep. Menpan No. 36/ 1990 tentang Angka Kredit Bagi Jabatan Fungsional Arsiparis dan terbentuknya ANRIWIL di 9 Provinsi

•      Terbitnya PP. No. 34/ 1979 tentang Penyusutan Arsip

KELEMBAGAAN MASA PASCA PEMERINTAHAN ORBA (1998  s.d. sekarang)

•      Terbitnya UU Nomor 8/ 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan PP. RI Nomor 87/ 1999 tentang Tata Cara Pemusnahan dan Penyerahan Dokumen Perusahaan serta PP. RI Nomor 88/ 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Microfilm atau Media lainnya dan Legalisasi

•      Terbitnya Keppres RI No. 105/ 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis yg memberi kewenangan kepada ANRI, Lembaga Kearsipan Provinsi dan Lembaga Kearsipan Kota/ Kabupaten

 SEJARAH KEARSIPAN INDONESIA (SISTEM KEARSIPAN)

      Pengertian Sistem Kearsipan, ‘Keseluruhan kegiatan tata kerja/ tata laksana, personil, peralatan dan perlengkapan dasar didalam menyelenggarakan kearsipan’.

      Dalam aplikasinya dipengaruhi oleh konsepsi dari Negara Belanda, Canada dan Australia

SISTEM KEARSIPAN di INDONESIA

1.      SISTEM VERBAL (1860 – 1924)

            Suatu sistem seri yg terdiri dari seri minute surat-surat keluar yg digabung/ dihimpun dgn surat yg berkaitan.

      Pengagendaan surat masuk & surat keluar menggunakan ‘Namensklapper’, yaitu buku untuk mencatat nama yg tercantum dalam surat.

      Penataan berkas dilakukan dgn bendel berdasarkan nomor urut verbal.

      Jalan masuk menggunakan Agenda, Indeks & Klapper (index nama)

2.      SISTEM KAULBACH (1919 – 1925)

      Suatu sistem pengendalian surat/ asip dgn menggunakan kartu (Kaartsystem) yg diatur secara hoofdenlist (klasifikasi).

      Pengurusan surat masuk dan surat keluar dilakukan dgn Kartu Kaulbach berdasarkan masalahnya.

      Penataan arsip berdasarkan hoofdenlist, arsip dibendel sesuai kesamaan urusan (dosier).

      Jalan Masuknya berupa Hoofdenlist, Kartu Korespondensi, Klapper & Authoriteiten.

3.      SISTEM TAKAH (TATA NASKAH)

      Suatu sistem kegiatan administrasi umum dalam menciptakan, mengolah, memelihara, mengendalikan dan menyajikan surat/ arsip secara kronologis didalam suatu berkas yg sama.

      Pengurusan surat masuk dan surat keluar dibedakan antara proses takah (berkelanjutan) & proses non takah.

      Penataan Arsip memakai Map Takah dgn dua sisi, yaitu sisi kiri sbg lembar catatan sedangkan sisi kanan sbg tempat naskah.

4.      SISTEM POLA BARU KEARSIPAN / KARTU KENDALI(1982 s.d. sekarang)

      Suatu sistem pengendalian kearsipan dari sejak pengurusan surat, pola klasifikasi, indeks & tunjuk silang, penataan berkas & penemuan kembali hingga tahap penyusutan arsip.

      Pengurusan surat masuk & surat keluar memakai Kartu Kendali, dibedakan antara surat tertutup dan surat terbuka.

      Penataan berkas berpedoman kepada Pola Klasifikasi (pengelompokkan masalah).

      Penyusutan arsip berpedoman kepada PP No. 34/ 1979 dgn menggunakan Jadwal Retensi Arsip.

5.      SISTEM KEARSIPAN NASIONAL

      Suatu sistem penyelenggaraan kearsipan secara nasional yang melibatkan unsur-unsur Kelembagaan, Sistem  & Prosedur, Sarana/Prasarana serta SDM.

      Dijabarkan dalam SiPaTi (Sistem Pengelolaan Arsip berbasis Teknologi Informasi).

      Pembangunan JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) yg memuat layanan & penyebarluasan informasi arsip statis.