ARSIP ASMI ANASTASIA: Juni 2011

PENATAAN ARSIP INAKTIF DEPO ARSIP KEMENHUB BANDUNG

Proses manuver kartu dalam penataan arsip inaktif

TAHAPAN PENATAAN ARSIP INAKTIF

1.PENERIMAAN ARSIP

2.PEMILAHAN ARSIP DAN NON ARSIP

3.PEMBERKASAN/PENGELOMPOKAN ARSIP

4.PENDESKRIPSIAN

5.MANUVER KARTU DESKRIPSI ARSIP

6.PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF PADA KARTU DESKRIPSI ARSIP

7.MANUVER FISIK ARSIP/BERKAS DAN PEMBERIAN NOMOR BERKAS

8.ENTRY DATA

9.PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF

10.PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DAN PENOMORAN BOKS

11.PENATAAN ARSIP DI RAK ARSIP/ROLL O PACK

12.PEMBUATAN DAFTAR PENCARIAN ARSIP

PENERIMAAN ARSIP

Yaitu serah terima arsip dari Unit Pengolah (pencipta arsip) kepada Pusat Arsip dengan menyerahkan Berita Acara Penyerahan Arsip dan Daftar Arsip.

Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap Unit Pencipta Arsip di lingkungan Kementerian Perhubungan mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip;

Unit Pengolah Arsip melakukan pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip.

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

NOMOR:

Pada hari ini............tanggal................bulan...............tahun............kami yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama :

Jabatan :

NIP :

dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pengolah Arsip yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

Nama :

Jabatan :

NIP :

dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Pusat Arsip yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip yang dipindahkan seperti tercantum dalam daftar terlampir untuk disimpan di Pusat Arsip.

Berita Acara ini dibuat rangkap 3 (tiga) masing-masing untuk:

1) Lembar pertama untuk Unit Pengolah Arsip;

2) Lembar kedua untuk Pusat Arsip; dan

3) Lembar ketiga untuk Arsip Universitas.

Jakarta,

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

( ) ( )

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

UNIT KERJA :

PELAKSANA :

PENANGGUNGJAWAB

NO	SERIES /JENIS ARSIP	TAHUN	JUMLAH	PENATAAN	KET
1	2	3	4	5	6

	......................, ..............20
PUSAT ARSIP ( )	UNIT PENGOLAH ARSIP ( )

PEMILAHAN ARSIP DAN NON ARSIP

adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip. Non arsip misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll.

PEMBERKASAN/PENGELOMPOKAN ARSIP

Dalam pemberkasan sebaiknya petugas menggunakan prinsip aturan asli maka pada tahap ini diperlukan pengetahuan tentang sejarah organisasi dan tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan: series (kesamaan jenis), rubrik (kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).

PENDESKRIPSIAN

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip. Hal-hal yang tercantum dalam kartu deskripsi.

KARTU DESKRIPSI ARSIP
KODE KLASIFIKASI	KODE	NO SEMENTARA	NO DEFINITIF

ISI BERKAS :
Tahun :		Retensi :
Unit Kerja :		Musnah (M) :
Bentuk :		Dinilai Kembali (DK) :
Jumlah :		Permanen (P) :
Arsiparis :		Tahun :

MANUVER KARTU DESKRIPSI ARSIP

Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan berdasarkan pola klasifikasi dan deskripsi.

PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF PADA KARTU DESKRIPSI ARSIP

Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

MANUVER FISIK ARSIP/BERKAS
Proses pemanggilan dan penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai urutan pada daftar pencarian arsip sementara

ENTRY DATA

Kegiatan pendataan dan meng-input kartu deskripsi arsip ke dalam database kearsipan

PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF

adalah kegiatan memberikan nomor definitif/nomor akhir pada arsip sesuai dengan nomor definitif pada daftar arsip sementara

MEMBUNGKUS ARSIP

Yaitu kegiatan membungkus arsip yang telah selesai dimanuver fisik menggunakan kertas kising

PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DAN PENOMORAN/PELABELAN BOKS

PENATAAN ARSIP DI RAK/ROLL O PACK

Penataan boks arsip yang sudah diberi label ditata secara berurutan pada rak sesuai unit pengolah, urutan nomor boks dan tahun penciptaan arsip

MEMBUAT/MENCETAK DAFTAR ARSIP

Jabatan Fungsional Arsiparis dan keuntungannya

Dibandingkan dengan pengertian Arsiparis dalam Permenpan Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009, yang penekannya hanya untuk PNS saja, saya lebih menyukai pengertian Arsiparis dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, dimana Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Arsiparis – dalam pemerintahan – masuk dalam kelompok jabatan fungsional, seperti fungsional pustakawan dan lainnya, yang belakangan mulai ramai peminatnya diibandingkan beberapa tahun atau beberapa periode lalu. Saat itu – dan mungkin juga sekarang – jabatan struktural sering dijadikan ajang rebutan, dan pemenangnya adalah mereka-mereka yang memiliki kedekatan dengan atasan dan perangkat-perangkat diatasnya. Namun, jabatan struktural hanya bisa diisi oleh satu kursi. Ini tentu saja berbeda dengan fungsional.

Kembali ke topik, jika memang memilih Jabatan Fungsional Arsiparis, maka orang tersebut tidak perlu lagi memikirkan jabatan struktural yang hanya bisa diduduki oleh satu orang, dan sebagaimana judul dari postingan ini, berikut ini adalah beberapa keuntungan jabatan fungsional arsiparis (dalam kurang lebihnya):

Tidak ada urusan lagi dalam sikut menyikut dalam “memperebutkan” jabatan struktural;
Profesionalitas yang lebih dalam menangani arsip dan kearsipan;
Kesempatan naik pangkat pilihan 2 (dua) tahun sekali dengan catatan angka kredit terpenuhi dan DP3 baik;
Kesempatan naik pangkat dengan pangkat dan golongan/ ruang tertinggi, juga terbuka lebar;
Mendapatkan tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis (baca UU 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 30);
Menurut informasi yang saya dengar yaitu masih dalam proses penetapan bahwa batas usia pensiun jenjang jabatan Arsiparis Madya – Utama 60 tahun;

Dan tentunya masih banyak lagi keuntungan lainnya.

Satu hal yang mesti diingat, Arsiparis adalah profesi, sama seperti profesi dokter, dokter gigi, apoteker dan lain sebagainya yang memiliki kode etik dalam menjunjung tinggi tugas dan tanggungjawab sesuai yang diemban.

ASPEK LEGALITAS UU NO. 43 TAHUN 2009 DALAM MENANGGULANGI KEJAHATAN DOKUMEN

* Pengelolaan Sistem kearsipan yang baik merupakan salah satu keharusan bagi kelangsungan dan keberhasilan pengelolaan sebuah organisasi atau badan usaha.
* Sistem kearsipan pada dasarnya adalah sistem pengelolaan data dan informasi, yang bermanfaat baik secara internal maupun eksternal.
INTERNAL, Menjadi pendukung untuk kegiatan analisis dan pemberian rekomendasi pertimbangan bagi pengambilan keputusan dan kebijakan organisasi, serta pelaksanaan kegiatan secara umum.
EKSTERNAL, Pengelolaan kearsipan yang baik dapat memberikan keyakinan pada pihak lain, bahwa semua kegiatan organisasi dilaksanakan berdasarkan penggunaan dan dukungan dari sistem kearsipan yang di kelola secara transparan, berdasarkan kaidah-kaidah keamanan dan pencegahan dari penyalahgunaan arsip.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip yang tercipta harus dapat menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsa dan negara.

Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milij negara (pasal 33)

Pengaturan kearsipan sebelunya diatur dengan UU No. 73 Tahun 1971 tenteng Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dan kemudian diganti dengan UU No. 43 Tahun 2009 tenteng Kearsipan, yang disahkan dan diundangkan tanggal 23 Oktober 2009.

Maksud diundangkannya UU No.43 Tahun 2009 adalah memberikan Kepastian Hukum dalam penyelenggaraan Kearsipan Nasional. Hal ini berarti, Undang-Undang ini akan memberikan kepastian hukum bagi semua aktifitas penyelenggaraan kearsipan dan memberikan kepastian serta rasa aman bagi para penyelenggara kearsipan.

Aktifitas penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, serta sumber daya lainnya.

KERUSAKAN KEARSIPAN
Koleksi kearsipan dapat mengalami kerusakan yang tidak hanya di sebabkan oleh alam atau bencana alam, melainkan juga disebabkan ulah manusia. Manusia dalam hal ini adalah pengguna bahan arsip, dapat menyebabkan kerusakan fisik pada koleksi kearsipan. dapat berupa antara lain dokumen kearsipan menjadi kotor, goresan pada foto dan rekaman dan lain-lain. Bahkan koleksi arsip bisa di hilangkan atau disalahgunakan.

TINDAK PIDANA KEARSIPAN
* Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentinagan sendiri atau orang lain yang tidak berhak.
* Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak.
* Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan d

Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. (Zulkifli Amsyah, “Manajemen Kearsipan”).

Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir.

ISTILAH KEARSIPAN

Istilah arsip dalam kosakata bahasa Indonesia merupakan serapan dari kata archief , dari bahasa Belanda. Dalam pengertian Belanda, archief terbagi dua: dynamisch archief (arsip dinamis) dan statisch archief (arsip statis) atau kadang-kadang disingkat archief (arsip) saja. Di Indonesia, umumnya digunakan istilah arsip (saja) untuk menyebut suatu surat/dokumen sebagai arsip dinamis atau statis, yang apabila ditelusuri lebih jauh dapat menimbulkan kerancuan. Misalnya penerapan istilah Jadwal Retensi Arsip; akan memunculkan pertanyaan, apakah retensi berlaku untuk arsip dinamis sekaligus arsip statis? Atau hanya berlaku untuk arsip dinamis?

Globalisasi yang mendera dunia, juga mengimbas ke Indonesia. Dalam bidang bahasa, bahasa Inggris semakin merasuk ke dalam kehidupan masyarakat Indonesia. Tak terkecuali dalam bidang kearsipan. Banyak penyesuaian pengertian arsip dengan konteks bahasa Inggris, yang sering disebut konteks Anglo-Saxon. Dalam konteks Anglo-Saxon, dibedakan antara pengertian record(s) dengan konsep archives. Berikut tabel perbedaan istilah-istilah mendasar ini:

Belanda | Anglo-Saxon| Indonesia

Dynamisch archief | Record | Arsip dinamis

Statisch archief | Archives | Arsip statis

Pengertian arsip statis ini sering disingkat arsip saja, sesuai dengan penggunaan internasional. Sebagai contoh International Council on Archives (ICA), yang bergerak dalam bidang arsip statis atau arsip saja.

Pembahasan mengenai pengertian-pengertian kearsipan dalam tulisan berikutnya, konteks istilah yang digunakan adalah menggunakan konteks Anglo-Saxon. Ini ditentukan agar didapat kesepahaman awal untuk pembahasan lebih lanjut.

Access – Akses, jalan masuk. Pemberian izin untuk:

1. Penggunaan fasilitas rujukan lembaga arsip

2. Mempelajari arsip dan rekod individual atau koleksi milik sebuah depot arsip

3. Menyarikan informasi dari arsip dan rekod untuk kepentingan penelitian dan penerbitan

Akses dapat dibatasi untuk melindungi kerusakan fisik rekod asli atau melindungi informasi konfidensial.

Acces policy – kebijakan/garis haluan akses. Aturan tertulis terkait rekod dan seri mana yang dapat diakses dan syarat-syaratnya.

Accessibility – ketersediaan materi kearsipan untuk keperluan konsultasi. Ditentukan faktor-faktor: otorisasi hukum, kedekatan materi arsip dan pengguna, format tergunakan, keberadaan sarana bantu temu.

Accession – Tambahan arsip.

1. Sekelompok rekod atau arsip, berasal dari satu sumber dan diterima depot arsip secara bersamaan

2. Proses penerimaan secara formal dan pencatatan tanda terima rekod pada depot arsip.

Accession list/register – Senarai/register tambahan arsip

Accrual – Akrual, penambahan arsip. Pengadaan arsip yang diterima sesuai dengan prosedur tertentu serta penambahan pada seri arsip yang telah dimiliki sebelumnya.

Accumulation – Akumulasi. Pendokumentasian arsip dan rekod/arsip dinamis.

Sumber: Kamus Istilah Kearsipan, Sulistyo-Basuki, Kanisius: 2005.