PEMUSNAHAN ARSIP
Pengertian Pemusnahan Arsip
Secara umum Pemusnahan Arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang sudah telah habis guna. Pengertian Pemusnahan Arsip menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna secara total dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya.
Alur Pemusnahan Arsip
Suatu instansi tidak dapat melakukan Pemusnahan Arsip secara langsung tanpa melakukan prosedur pemusnahan arsip yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Prosedur ini diatur di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip Pasal 7 sampai dengan Pasal 10 tentang Pemusnahan Arsip. Langkah-langkah Pemusnahan Arsip ini adalah sebagai berikut:
- Penilaian ArsipDalam sistem kearsipan yang baik setiap pemusnahan arsip dilakukan jika arsip tersebut sudah tidak berguna. Untuk mengetahui apakah arsip tersebut masih berguna atau tidak maka dilakukanlah penilaian arsip untuk membagi arsip-arsip tersebut berdasarkan golongannya dengan kriteria-kriteria penilaian tertentu. Proses penilaian ini membutuhkan sebuah tim yang biasanya terdiri dari arsiparis dan orang yang mengerti tentang fungsi dan kegiatan instansi. Arsiparis dari tim ini bertugas menentukan lama penyimpanan arsip serta ketentuan yang berlaku dalam pemusnahan arsip, sedangkan orang yang mengerti fungsi dan kegiatan instansi bertugas menentukan nilai guna arsip yang ingin dimusnahkan berdasarkan pada fungsi dan kegiatan instansi.
Kriteria penilaian arsip yang umum antara lain Nilai Administrasi (Administrative Value), Nilai Hukum (Legal Value), Nilai Keuangan (Financial Value), Nilai Penelitian (Research Value), Nilai Pendidikan (Educational Value), Nilai Dokumentasi (Documentary Value).
Jika penilaian arsip telah dilakukan, arsip-arsip tersebut dapat digolongkan berdasarkan persentase nilai yang diambil dari kriteria-kriteria penilaian. Beberapa contoh penggolongan arsip yakni penggolongan arsip menurut John Cameron Aspley yaitu Vital Records (arsip vital), Important Records (arsip penting), Useful Records (arsip berguna), Nonessential Records (arsip tidak penting). Selain itu terdapat juga penggolongan arsip menurut George R. Terry yakni Nonessential (tak penting), HelpfulImportant (penting), Vital (vital). Dengan demikian penggolongan arsip menurut persentase nilai gunanya adalah (Maulana, 1974: 181-183): (berguna),
- Arsip Vital (persentase nilai 90-100), arsip ini tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan selamanya di pusat arsip. Contohnya Akte Pendirian Perusahaan, Akte Tanah, dst.
- Arsip Penting (persentase nilai 50-89), arsip golongan ini dapat dimusnahkan setelah disimpan dengan status aktif selama 5 (lima) tahun dan inaktif selama dua puluh lima tahun. Contohnya Arsip Pertanggungjawaban Keuangan, Arsip Surat Perjanjian (disesuaikan dengan keperluan), dst.
- Arsip Berguna (persentase nilai 10-49), pemusnahan dilakukan setelah arsip disimpan dengan status aktif selama 2 (dua) tahun dan inaktif selama 10 (sepuluh) tahun. Contohnya Arsip Laporan Tahunan, Arsip Neraca, dst.
- Arsip Tidak Berguna (persentase nilai 0-9), arsip golongan ini dapat langsung dimusnahkan atau disimpan di pusat arsip paling lama 3 (tiga) bulan. Contohnya Arsip Undangan, Arsip Pengumuman, dst.
- Jadwal Retensi ArsipLangkah selanjutnya dalam pemusnahan arsip adalah menyesuaikan lama penyimpanan arsip yang kemudian dilakukan pemusnahan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi yaitu daftar yang berisikan tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman. Jadwal retensi arsip ini mencakup kode surat, deskripsi seri rekod/arsip, kurun waktu, jumlah, tingkat perkembangan, serta keterangan dimana berisikan lama penyimpanan dan pemusnahan. Untuk menentukan waktu retensi arsip yang ingin dimusnahkan sebaiknya berdasarkan pada golongan arsip. Hal ini biasanya dikarenakan oleh kebutuhan instansi yang bersangkutan akan nilai guna arsip-arsip tersebut.
Dalam proses menentukan retensi arsip tidaklah mudah dan harus dilakukan oleh orang yang memahami tentang kearsipan, fungsi dan kegiatan instansi yang bersangkutan. Selain itu, masalah kepegawaian perlu dipertimbangkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan masalah keuangan dipertimbangkan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Setelah itu JRA tersebut perlu mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979. - Penyeleksian ArsipSeleksi arsip yang dilakukan dalam tahap ini berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. Arsip yang telah di seleksi ini akan dipisahkan untuk dilakukan penyusutan arsip. Arsip-arsip yang sudah diusulkan musnah serta arsip yang masa retensinya sudah habis akan dibuatkan daftar pemusnahan atau yang biasa dikenal dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA). Sedangkan arsip-arsip yang masih memiliki nilai guna atau masih memiliki masa retensi akan disimpan kembali di pusat arsip instansi dan untuk arsip yang menjadi arsip penting (statis) dipindahkan ke Arsip Nasional (ANRI).
- Daftar Pertelaan ArsipDaftar Pertelaan Arsip atau yang lebih dikenal dengan DPA ini merupakan daftar arsip-arsip yang telah di atur menurut permasalahan dan sistem kearsipan yang digunakan yang kemudian akan diusulkan musnah. Ada 2 (dua) langkah yang perlu dilakukan untuk mendaftarkan arsip ke dalam DPA, langkah-langkah ini antara lain:
- Pembuatan fiches yang berisikan deskripsi arsip. Fiches arsip ini terdiri dari:
- letak arsip disimpan (boks/odner)
- inisial nama (pembuat fiches) / no. pembuatan fiches
- status arsip
- isi ringkas informasi arsip (permasalahan)
- keterangan tahun pembuatan surat
- volume arsip (jumlah arsip)
- tingkat keaslian (asli, fotokopi, tembusan)
- Pencatatan deskripsi/fiches arsip ke dalam Daftar Pertelaan Arsip. Sebelum dilakukan pencatatan terlebih dahulu dibuatkan Daftar Pertelaan Arsip yang terdiri dari:
- No Urut pendeskripsi
- Deskripsi isi arsip
- Tahun
- Jumlah
- Tingkat keaslian
- Boks / Odner
- Status
- Pembuatan fiches yang berisikan deskripsi arsip. Fiches arsip ini terdiri dari:
- Pembuatan Berita Acara PemusnahanSetelah pencacatan arsip di dalam Daftar Pertelaan Arsip telah dilakukan, langkah selanjutnya dalam pemusnahan arsip adalah pembuatan Daftar Acara Pemusnahan. Berita acara yang ingin dibuat perlu mencantumkan golongan arsip yang akan dimusnahkan, jumlah, dan penanggungjawab pemusnahan serta di bawah tanggung jawab kepala bagian dan pejabat yang setingkat lebih tinggi. Berita Acara Pemusnahan yang akan dibuat sebaiknya berisi ringkas, jelas, cepat, dan dilakukan dengan biaya yang murah.
- Tahap Pemusnahan ArsipDi tahap inilah pemusnahan arsip dilakukan setelah melakukan langkah-langkah yang telah disebutkan di atas. Berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional nomor SE/01/1981, pemusnahan arsip harus dilakukan dengan disertai Daftar Pertelaan Arsip yang ingin dimusnahkan serta Berita Acara Pemusnahan Arsip yang kemudian ditandatangani oleh Penanggungjawab Pemusnahan bersama saksi-saksi (2 orang). Dalam proses pemusnahan harus dilakukan secara total sehingga tidak dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan atau bidang pengawasan dari Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintah yang bersangkutan. Ada beberapa cara pemusnahan arsip yang biasa dilakukan oleh suatu instansi, diantaranya:
- pencacahan dengan mesin pencacah
- pembakaran
- pemberian bahan kimia tertentu hingga arsip tersebut hancur total
- pembuburan
- Rekomendasi Tim
- Surat Pertimbangan Kepala BPK dan BKN
- Menteri Negara BUMN maupun surat Menteri Dalam Negeri khusus untuk arsip pemerintah daerah
- Surat persetujuan Kepala ANRI
- Surat Keputusan Pimpinan Instansi
- Berita Acara dan Daftar Arsip yang dimusnahkan
Djawatan Angkoetan Motor Repoeblik Indonesia (DAMRI)
 | |
| Bus DAMRI Bandung, alat angkut mahasiswa dari kota ke Bumi Siliwangi pp Apabila ditelusuri lebih jauh lagi, cikal bakal DAMRI sudah dapat dilihat pada zaman Jepang, tepatnya pada tahun 1943, yang mana pada saat itu terdapat dua usaha angkutan di jaman pendudukan Jepang, yaitu JAWA UNYU ZIGYOSHA yang mengkhususkan diri pada angkutan barang dengan truk, gerobak/cikar dan ZIDOSHA SOKYOKU yang melayani angkutan penumpang dengan kendaraan bermotor/bus.Tahun 1945, setelah Indonesia merdeka, dibawa pengelolaan Kementrian Perhoeboengan RI, JAWA UNYU ZIGYOSHA berubah nama menjadi “Djawatan Pengangkoetan” untuk angkutan barang dan ZIDOSHA SOKYOKU beralih menjadi “Djawatan Angkoetan Darat” untuk angkutan penumpang. Guna memperlancar proses pengopersian serta untuk meneruskan kedua jawatan tersebut, dengan berdasar pada peraturan dewan pertahanan negara tahun 1946 no.4, di Yogyakarta didirikan jawatan angkutan darat bermoto (JADB) yang berada dibawah panitia angkutan darat (PAD). Dalam peraturan dewan pertahanan negara (pasal 9 ayat a. sub 3) antara lain disebutkan bahwa kepada jawatan angkutan darat bermotor (DABB) ditugaskan untuk menerima penyerahan semua kendaraan bermotor, yang digunakan sebagai angkutan umum.25 November 1946, kedua jawatan itu digabungkan berdasarkan Makloemat Menteri Perhoeboengan RI No.01/DAM/46 dibentuklah “Djawatan Angkoetan Motor Repoeblik Indonesia”, disingkat DAMRI, dengan tugas utama menyelenggarakan pengangkutan darat dengan bus, truk, dan angkutan bermotor lainnya.Tugas ini pulalah yang menjadikan semangat “Kesejarahan” DAMRI yang telah memainkan peranan aktif dalam kiprah perjuangan mempertahankan kemerdekaan melawan agresi Belanda di Jawa. Sebegitu pentingkah peran DAMRI masa itu? Tentu, walaupun wujud DAMRI kala itu tidak seperti DAMRI pada saat ini. Yang perlu diingat, kala itu armada pertama DAMRI belum berbentuk bus, yang pada sekitar tahun 1945-1950-an masih berbentuk cikar, atau dengan kata lain kereta yang berukuran panjang 515 cm. lebar 200 cm dan tinggi 275 cm yang ditarik sapi. Pada 1946, cikar DAMRI berfungsi sebagai angkut logistik militer di daerah Banyumas, Surabaya dan Mojokerto. |
 |
| 1945_Bussing Nag ehk nn Dinosaurus_GJoelaid |
 |
| Clydebank Bus |
PENATAAN ARSIP INAKTIF DEPO ARSIP KEMENHUB BANDUNG
 |
Proses manuver kartu dalam penataan arsip inaktif
|
TAHAPAN PENATAAN ARSIP INAKTIF
1.PENERIMAAN ARSIP
2.PEMILAHAN ARSIP DAN NON ARSIP
3.PEMBERKASAN/PENGELOMPOKAN ARSIP
4.PENDESKRIPSIAN
5.MANUVER KARTU DESKRIPSI ARSIP
6.PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF PADA KARTU DESKRIPSI ARSIP
7.MANUVER FISIK ARSIP/BERKAS DAN PEMBERIAN NOMOR BERKAS
8.ENTRY DATA
9.PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF
10.PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DAN PENOMORAN BOKS
11.PENATAAN ARSIP DI RAK ARSIP/ROLL O PACK
12.PEMBUATAN DAFTAR PENCARIAN ARSIP
PENERIMAAN ARSIP
Yaitu serah terima arsip dari Unit Pengolah (pencipta arsip) kepada Pusat Arsip dengan menyerahkan Berita Acara Penyerahan Arsip dan Daftar Arsip.
Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap Unit Pencipta Arsip di lingkungan Kementerian Perhubungan mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip;
Unit Pengolah Arsip melakukan pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip.
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
NOMOR:
Pada hari ini............tanggal................bulan...............tahun............kami yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama :
Jabatan :
NIP :
dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pengolah Arsip yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama :
Jabatan :
NIP :
dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Pusat Arsip yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip yang dipindahkan seperti tercantum dalam daftar terlampir untuk disimpan di Pusat Arsip.
Berita Acara ini dibuat rangkap 3 (tiga) masing-masing untuk:
1) Lembar pertama untuk Unit Pengolah Arsip;
2) Lembar kedua untuk Pusat Arsip; dan
3) Lembar ketiga untuk Arsip Universitas.
Jakarta,
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
( ) ( )
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
UNIT KERJA :
PELAKSANA :
PENANGGUNGJAWAB
NO
|
SERIES /JENIS ARSIP
|
TAHUN
|
JUMLAH
|
PENATAAN
|
KET
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
......................, ..............20
| |
PUSAT ARSIP
( )
|
UNIT PENGOLAH ARSIP
( )
|
PEMILAHAN ARSIP DAN NON ARSIP
adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip. Non arsip misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll.
PEMBERKASAN/PENGELOMPOKAN ARSIP
Dalam pemberkasan sebaiknya petugas menggunakan prinsip aturan asli maka pada tahap ini diperlukan pengetahuan tentang sejarah organisasi dan tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan: series (kesamaan jenis), rubrik (kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).
PENDESKRIPSIAN
Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip. Hal-hal yang tercantum dalam kartu deskripsi.
KARTU DESKRIPSI ARSIP
| ||||
KODE KLASIFIKASI
|
KODE
|
NO SEMENTARA
|
NO DEFINITIF
| |
ISI BERKAS :
| ||||
Tahun :
| ||||
Unit Kerja :
| ||||
Bentuk :
| ||||
Jumlah :
| ||||
Arsiparis :
|
Tahun :
| |||
MANUVER KARTU DESKRIPSI ARSIP
Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan berdasarkan pola klasifikasi dan deskripsi.
PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF PADA KARTU DESKRIPSI ARSIP
Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
MANUVER FISIK ARSIP/BERKAS
Proses pemanggilan dan penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai urutan pada daftar pencarian arsip sementara
MANUVER FISIK ARSIP/BERKAS
Proses pemanggilan dan penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai urutan pada daftar pencarian arsip sementara
ENTRY DATA
Kegiatan pendataan dan meng-input kartu deskripsi arsip ke dalam
database kearsipan
PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF
adalah kegiatan memberikan nomor definitif/nomor akhir pada arsip sesuai dengan nomor definitif pada daftar arsip sementara
MEMBUNGKUS ARSIP
Yaitu kegiatan membungkus arsip yang telah
selesai dimanuver fisik menggunakan kertas kising
PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DAN PENOMORAN/PELABELAN BOKS
PENATAAN ARSIP DI RAK/ROLL O PACK
Penataan boks arsip yang
sudah diberi label ditata secara berurutan pada rak sesuai unit pengolah,
urutan nomor boks dan tahun penciptaan arsip
MEMBUAT/MENCETAK DAFTAR ARSIP
Jabatan Fungsional Arsiparis dan keuntungannya
Dibandingkan dengan pengertian Arsiparis dalam Permenpan Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009, yang penekannya hanya untuk PNS saja, saya lebih menyukai pengertian Arsiparis dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, dimana Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Arsiparis – dalam pemerintahan – masuk dalam kelompok jabatan fungsional, seperti fungsional pustakawan dan lainnya, yang belakangan mulai ramai peminatnya diibandingkan beberapa tahun atau beberapa periode lalu. Saat itu – dan mungkin juga sekarang – jabatan struktural sering dijadikan ajang rebutan, dan pemenangnya adalah mereka-mereka yang memiliki kedekatan dengan atasan dan perangkat-perangkat diatasnya. Namun, jabatan struktural hanya bisa diisi oleh satu kursi. Ini tentu saja berbeda dengan fungsional.
Kembali ke topik, jika memang memilih Jabatan Fungsional Arsiparis, maka orang tersebut tidak perlu lagi memikirkan jabatan struktural yang hanya bisa diduduki oleh satu orang, dan sebagaimana judul dari postingan ini, berikut ini adalah beberapa keuntungan jabatan fungsional arsiparis (dalam kurang lebihnya):
- Tidak ada urusan lagi dalam sikut menyikut dalam “memperebutkan” jabatan struktural;
- Profesionalitas yang lebih dalam menangani arsip dan kearsipan;
- Kesempatan naik pangkat pilihan 2 (dua) tahun sekali dengan catatan angka kredit terpenuhi dan DP3 baik;
- Kesempatan naik pangkat dengan pangkat dan golongan/ ruang tertinggi, juga terbuka lebar;
- Mendapatkan tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis (baca UU 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 30);
- Menurut informasi yang saya dengar yaitu masih dalam proses penetapan bahwa batas usia pensiun jenjang jabatan Arsiparis Madya – Utama 60 tahun;
Satu hal yang mesti diingat, Arsiparis adalah profesi, sama seperti profesi dokter, dokter gigi, apoteker dan lain sebagainya yang memiliki kode etik dalam menjunjung tinggi tugas dan tanggungjawab sesuai yang diemban.
ASPEK LEGALITAS UU NO. 43 TAHUN 2009 DALAM MENANGGULANGI KEJAHATAN DOKUMEN
* Sistem kearsipan pada dasarnya adalah sistem pengelolaan data dan informasi, yang bermanfaat baik secara internal maupun eksternal.
INTERNAL, Menjadi pendukung untuk kegiatan analisis dan pemberian rekomendasi pertimbangan bagi pengambilan keputusan dan kebijakan organisasi, serta pelaksanaan kegiatan secara umum.
EKSTERNAL, Pengelolaan kearsipan yang baik dapat memberikan keyakinan pada pihak lain, bahwa semua kegiatan organisasi dilaksanakan berdasarkan penggunaan dan dukungan dari sistem kearsipan yang di kelola secara transparan, berdasarkan kaidah-kaidah keamanan dan pencegahan dari penyalahgunaan arsip.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip yang tercipta harus dapat menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsa dan negara.
Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milij negara (pasal 33)
Pengaturan kearsipan sebelunya diatur dengan UU No. 73 Tahun 1971 tenteng Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dan kemudian diganti dengan UU No. 43 Tahun 2009 tenteng Kearsipan, yang disahkan dan diundangkan tanggal 23 Oktober 2009.
Maksud diundangkannya UU No.43 Tahun 2009 adalah memberikan Kepastian Hukum dalam penyelenggaraan Kearsipan Nasional. Hal ini berarti, Undang-Undang ini akan memberikan kepastian hukum bagi semua aktifitas penyelenggaraan kearsipan dan memberikan kepastian serta rasa aman bagi para penyelenggara kearsipan.
Aktifitas penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, serta sumber daya lainnya.
KERUSAKAN KEARSIPAN
Koleksi kearsipan dapat mengalami kerusakan yang tidak hanya di sebabkan oleh alam atau bencana alam, melainkan juga disebabkan ulah manusia. Manusia dalam hal ini adalah pengguna bahan arsip, dapat menyebabkan kerusakan fisik pada koleksi kearsipan. dapat berupa antara lain dokumen kearsipan menjadi kotor, goresan pada foto dan rekaman dan lain-lain. Bahkan koleksi arsip bisa di hilangkan atau disalahgunakan.
TINDAK PIDANA KEARSIPAN
* Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentinagan sendiri atau orang lain yang tidak berhak.
* Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak.
* Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan d