DIGITALISASI DOKUMEN

Kemajuan teknologi yang semakin pesat mendorong kita untuk senantiasa mengiringi pesatnya teknologi. Oleh karena itu agar tidak tertinggal, mau tak mau kita harus turut berperan serta dalam meraih kemajuan teknologi tersebut terutama teknologi informasi. Teknologi yang kita gunakan saat ini sudah banyak menggunakan sistim digital.

Menurut istilah Digitalisasi adalah” Proses pemberian atau pemakaian sistim

digital” (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Sedangkan sistim digital itu sendiri adalah “ Susunan peralatan yang dirancang untuk mengolah besaran fisik yang diwakili oleh besaran digital. Sistim digital yang umum dijumpai antara lain adalah komputer, kalkulator, jam digital, VCD, DVD dan lain-lain.

Pada saat ini penggunaan teknik digital lebih disukai karena berbagai alasan sebagai berikut:

1. Sistim digital lebih mudah dirancang

2. Informasi lebih mudah disimpan

3. Ketepatan dan ketelitiannya lebih tinggi dibandingkan sistim analog

4. Pengoperasiannya relatif mudah

5. Lebih kebal terhadap derau (noise)

Pada prinsipnya Proses digitalisasi terdiri dari dua tahap yaitu:

1. Document capture = perubahan format dari bentuk asli ke digital (PDF). Document capture dapat diproses dengan dua cara, yaitu

1) dengan proses scaning ( untuk jenis format awal yang terdiri dari buku, dokumen, naskah, laporan, foto, gambar yang berbentuk kertas).

2) dengan proses konversi (untuk format awal dalam bentuk file. Adapun jenis-jenis format awal

dokumen terdiri dari:

• Text (buku, dokumen, naskah, arsip surat, laporan)

• Image (foto, gambar, lukisan, peta)

• File (MS Word, Excel, Page maker, JPG format)

• Audio nalog (cassette)

• Video analog (Video vhs)

2. Document management = pengolahan data bibliografi koleksi digital. Dokumen digital yang ada, diolah dengan software tersendiri misalnya: Winisis, Acrobat reader search, New Spektra dll.

Untuk melakukan digitalisasi diperlukan beberapa perlengkapan /peralatan antara lain komputer yang merupakan salah satu mesin pengolah data mutakhir. Teknik digital sebenarnya telah dimulai sejak jaman prasejarah, sejak manusia belajar menghitung. Perhitungan itu mula-mula dilakukan dengan jari (digitus berarti jari dalam bahasa latin), dan angka dalam bahasa inggris disebut digit.

Selain komputer, alat-alat yang dibutuhkan untuk digitalisasi koleksi/dokumen antara lain, Scanner, CD-RW, CD-R, Printer dan tentunya software yang handal seperti CDS/ISIS versi

Windows yang kita kenal dengan WINISIS. Pada pelaksanaannya, sering dijumpai kendala dalam proses scaning, diantaranya format kertas yang tidak standard, warna kertas yang sudah menguning, ketebalan kertas yang tidak sesuai, ataupun jenis kertas yang licin, semuanya mempersulit proses scaning. Diperlukan keahlian khusus, ketekunan dan kesabaran dalam melakukan scaning dokumen.