FASILITAS PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

Seleksi Fasilitas Penyimpanan

Seleksi fasilitas penyimpanan perlu memperhatikan alternatif yang menjadi pilihan umum, informasi yang perlu dikumpulkan dalam merencanakan fasilitas, tingkat layanan yang akan diberikan dan menentukan jenis penyimpanan arsip inaktif.

Ada tiga pilihan umum dalam menyeleksi fasilitas penyimpanan, yaitu: menggunakan tempat di dalam kantor yang tidak cocok untuk kondisi kebutuhan kantor tetapi memenuhi persyaratan untuk penyimpanan secara fisik dan lingkungan; membuat fasilitas penyimpanan dalam ruang gudang di area yang sewa tanahnya lebih murah dibanding dengan lokasi di kantor utama; menggunakan jasa komersial perusahaan penyimpanan arsip.

Informasi yang dikumpulkan berkaitan dengan perencanaan fasilitas penyimpanan arsip adalah: Seberapa banyak volume arsip yang akan disimpan dan kalau mungkin berapa tingkat pertumbuhan arsip?  Apa saja tipe arsip yang akan disimpan? Apakah kondisi lingkungan diperlukan berlainan untuk tipe arsip yang berbeda-beda? Seberapa sering arsip dirujuk? Seberapa cepat arsip ditemukan kembali baik dalam kondisi rutin atau darurat? Berapa tingkat keamanan arsip yang dikehendaki?

Fasilitas penyimpanan dapat menjadi sederhana atau serinci yang diperlukan dan biaya yang dimungkinkan. Dalam hal ini ada perbedaan dalam layanan kepada pengguna arsip yang disimpan yang mem-perlihatkan secara jelas antara gudang arsip dan manajemen informasi. Dari dua gambaran mencolok ini layanan penyimpanan yang paling sederhana diperlakukan sebagai objek tempat arsip dimana informasi disimpan. Informasinya mungkin tidak menarik seperti untuk Pusat Arsip yang terkelola dengan baik, karena itu pusat arsip ini tidak lebih atau lebih kecil dari pada sebuah gudang.  

Layanan arsip yang lebih rinci (lengkap) yang menyediakan layanan referensi penuh kurang menekankan pada objek tetapi lebih pada informasi yang disimpannya. Informasi tentang pajak pertumbuhan nilai mungkin berada pada banyak objek, suatu file, disket misalnya. Layanan referensi tidak akan memberikan objek tersebut sebagaimana pada layanan secara sederhana, tetapi meringkas atau mengkompilasi informasinya untuk pengguna.

Kriteria yang mendasari keputusan pada level layanan mana yang diinginkan adalah apakah level tertentu dapat mencerminkan kebutuhan dan kemampuan organisasi akan hal berikut: kebutuhan informasi pengguna (user), manfaat berbagi informasi, biaya, dan adanya pegawai yang handal dan berkualitas

Suatu organisasi dapat menggunakan jasa pusat arsip komersil jika ada hal yang dipertimbangkan sebagai berikut: arsip inaktifnya terlalu sedikit sehingga tidak mungkin untuk menyelenggarakan pusat arsip sendiri;  penting sekali untuk menyimpan arsip jarak jauh lebih 50 miles, tidak memiliki tempat dengan biaya murah untuk menyimpan arsip, arsip inaktifnya melebihi kapasitas pusat arsip milik sendiri,  tidak ingin menyelenggarakan sendiri.  

Gedung dan Perlengkapan Penyimpanan

Untuk membangun gedung sebagai fasilitas atau tempat penyimpanan dan pelayanan arsip inaktif  apakah di lingkungan kantor (on site storage)  atau di luar lingkungan kantor (off site storage) perlu direncanakan dan dirancang secara matang sehingga gedung penyimpanan arsip memenuhi standar-standar tertentu agar tercapai efisiensi dan efektifitas pusat arsip.

Lokasi Gedung Records Center yang akan dibangun harus mudah terjangkau baik dari sisi lancarnya komunikasi seperti jaringan telepon, internet, facsimile maupun dari sisi transportasi. Keterjangkauan atau mudahnya mengakses arsip dari sisi teknologi informasi maupun transportasi akan sangat mendukung tercapainya efektifitas dan efisiensi pusat arsip.

Standar lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif memerlukan persyaratan sebagai berikut: lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan dan fisik dan informasi arsip;  lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor;  gedung penyimpanan arsip inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan:       

Lokasi gedung penyimpanan arsip harus lebih murah dari pada daerah perkantoran.

1.     Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi tinggi.

2.     Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.

3.     Hindari daerah atau lokasi yang rawan kebakaran.

4.     Hindari daerah atau lokasi yang rawan banjir.

5.     Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian / pemukiman penduduk atau pabrik. 

Pembangunan gedung yang mengacu pada standar yang ada juga harus didukung ketersediaan sarana atau perlengkapan yang akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif. Perlengkapan penyimpanan arsip inaktif yang sering dan umum digunakan  adalah rak arsip baik rak mobile maupun rak static, dan bok arsip dengan berbagai standar dan ukuran sesuai kebutuhan media arsipnya.