PEMUSNAHAN ARSIP

Ketentuan  dan Cara Pemusnahan Arsip

Pada dasarnya pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan organisasi. Tujuan utama pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi.

Ketentuan pemusnahan arsip dapat diartikan sebagai hal-hal yang telah ditentukan dalam rangka melakukan pemusnahan arsip. Pertama, ketentuan yang dituangkan dalam peraturan perundangan atau kebijakan instansi sebagai dasar hukum pelaksanaan pemusnahan. Kedua, ketentuan sebagai hasil kajian dalam pengembangan keilmuan di bidang kearsipan, yang menjadi prinsip atau kaidah kearsipan dalam melakukan pemusnahan arsip.

Pada prinsipnya pemusnahan arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan atau Pusat Arsip sedangkan Unit Kerja/Pengolah hanya memusnahkan duplikasi. Formulir otorisasi lebih disukai oleh Manajer Arsip untuk digunakan sebagai bukti semua arsip yang dimusnahkan. Dengan adanya tanda tangan Manajer Unit Kerja lebih meringankan Manajer Arsip  dari pertanggungjawaban apabila terjadi kesalahan dalam memusnahkan arsip.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara menjadi alternatif yang paling sesuai dengan kondisi  arsip maupun fasilitas yang tersedia dalam suatu organisasi. Beberapa cara pemusnahan arsip yang paling umum adalah di antaranya membuang (tossing paper), pemarutan (shredding), pengabuan (incineration), daur ulang (recyling plant), penghancuran kimia (chemical  destruction), dan menjadikan bubur kertas (pulping). 

Prosedur Pemusnahan Arsip

Prosedur pemusnahan arsip meliputi penyeleksian/pemeriksaan,  pendaftaran arsip, pembentukan panitia, persetujuan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemusnahan arsip.

Penyeleksian/pemeriksaan ini dilakukan dengan berpedoman  pada jadwal retensi arsip. Dalam penyeleksian/pemeriksaan apabila ditemukan suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan kemudian diperiksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan Daftar Arsip Musnah. Daftar Arsip Musnah memuat unsur keterangan antara lain nomor urut, jenis/series arsip, tahun arsip, jumlah dan keterangan.Panitia diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun. 

Panitia ini dibentuk oleh atau dengan keputusan pimpinan instansi atau lembaga. Khususnya di lingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut:

1.        Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan apabila menyangkut arsip keuangan;

2.        Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara sepanjang arsip yang akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian;

3.        Persetujuan  Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. 

Beberapa organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan, tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut.