Menurut PP No. 34 Th. 1979 adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:
- Memindahkan arsip inaktif dr UP ke UK dlm lingkungan intern organisasi
- Memusnahkan arsip sesuai dng ketentuan yg berlaku
- Menyerahkan arsip statis dr UK ke ANRI/BAD
(cara tsb =
dlm UU No. 8 th. 1997 bab IV sp. 17 s/d 22)
TUJUAN
— Menjamin
tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna
— Efisiensi
& efektifitas pengelolaan arsip
— Menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
TEKNIK PENYUSUTAN
1.
Berdasarkan JRA
- Pemindahan :
§ Pemeriksaan
arsip (berdasarkan JRA)
§ Pendaftaran
(daftar arsip yg dipindahkan)
§ Penataan
§ Pembuatan
BAP
§ Pelaksanaan
Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara
berjenjang:
- Pemindahan arsip dari central file di unit pengolah ke
pusat arsip unit kearsipan II (unit eselon
I)
-Pemindahan arsip dari pusat arsip unit kearsipan II ke pusat
arsip unit kearsipan I (Kementerian)
Metode Pemindahan
◦ Secara
rutin/Berulang (perpetual method)
begitu arsip selesai diproses (closed)
langsung dipindah, mis: arsip kasus hukum,
arsip kontraktor bangunan.
◦ Secara
periodik (periodic method)
mis:
dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pd tengah atau akhir tahun)
 |
| BAGAN TEKNIK PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF |
- Pemusnahan :
§ Pemeriksaan
arsip (berdasarkan JRA)
§ Pendaftaran
(daftar arsip yg dimusnahkan)
§ Penilaian,
persetujuan & pengesahan
§ Pembuatan
BAP
§ Pelaksanaan
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau
unit kearsipan.
Pemusnahan arsip di unit pengolah dilaksanakan terhadap arsip
yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif dengan
nasib akhir musnah. (pada umumnya memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun).
Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilak-sanakan terhadap
arsip yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.
- Penyerahan Arsip ke ANRI
1.
Pemeriksaan dan penilaian
2.
Pendaftaran (daftar arsip yg diserahkan)
3.
Pembuatan BAP
4.
Pelaksanaan
Dokumen/arsip statis dikelola bukan untuk kepentingan ANRI atau lembaga
kearsipan lainnya, melainkan untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan,
penelitian, ilmu pengetahuan, kesejarahan demi kemaslahatan bangsa
Kementerian Perhubungan telah melakukan Penyerahan Arsip Statis ke ANRI
sebanyak 3 (tiga) kali, yaitu :
• Pada tahun
2006, terdiri dari arsip tahun 1921 s.d 1979.
• Pada tahun
2007.
• Pada tahun
2013, yaitu : arsip tentang Timor Timur tahun 1999. Penyerahan
Arsip Statis Kementerian Perhubungan Hotel Santika - TMII, 1 Juli 2013
Disamping arsip-arsip statis yang telah diserahkan tersebut, saat ini
Kementerian Perhubungan sedang menjajaki penyerahan arsip statis lainnya antara
lain :
• Arsip Litsus G-30S PKI (telah
dilakukan penilaian oleh ANRI dan saat ini sedang menunggu waktu penyerahannya)
• Arsip “Bilateral Air Transport
Agreement” antara Indonesia dengan negara-negara asing. (telah
diajukan ke ANRI untuk kemudian dilakukan penelitian dan penilaian terlebih
dahulu)
 |
| BAGAN TEKNIK PENYERAHAN ARSIP |
2.
Non JRA
·
Penelitian (arsip, sistem, organisasi)
·
Penyusunan Juknis penataan dan penyusutan
·
Sortir/ pemilahan
·
Rekonstruksi (azas provenance dan original order)
·
Pendaftaran/ deskripsi arsip
·
Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip
·
Penomoran dan penataan fisik
·
Penyusunan daftar sementara
·
Penilaian dan seleksi
·
Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah
·
Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)
