MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

Proses optimalisasi pelayanan dalam setiap organisasi akan menjadi prima jika didukung oleh dua hal. Pertama, adalah pemenuhan pelayanan melalui pendekatan kemanusiaan yang dilakukan oleh para karyawan. Hal ini sangat penting artinya untuk menjadikan setiap interaksi pelayanan terasa nyaman dan menyenangkan. Kedua, adalah dari sisi prosedur pelayanan yang sistematis, transparan dan mudah. Hal tersebut akan menentukan pengelolaan pelayanan. Tanpa ada prosedur yang baik, maka tujuan pelayanan tidak akan menjadi lengkap. Untuk itu, tuntutan atas disiplin prosedur menjadi bagian tidak terpisahkan dari proses pelayanan. Manajemen arsip dinamis adalah salah satu bagian dari optimalisasi prosedur organisasi
Salah satu bagian yang terkait dengan prosedur pelayanan adalah pengelolaan arsip dinamis. Bagaimana mungkin pelayanan akan menalan dengan baik jika catatan resmi sebagai dokumentasi fakta pelayanan tidak ada atau belum dikelola secara maksimal. Bisa jadi ukuran pelayanan tersebut menjadi kurang di mata konsumen. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan. Bereda dengan arsip statis, dimana merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan. Pendek kata, arsip statis tidak digunakan setiap hari.
Konsep Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan sebagai bahan bukti dan dasar untuk mengambil keputusan, sekaligus sebagai ukuran kinerja dari sebuah kegiatan. Menurut konteks Anglo-Saxon arsip adalah dokume yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupu perorangan.Dengan konsep diatas maka arsip dinamis memerlukan pengelolaan. Pengelolaan inimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.
Ada beberapa syarat utama dalam kajian arsip dinamis, antara lain
1. Lengkap : arsip seharusnya mampu menunjukkan sebuah situasi pelayanan dari mulai hulu ke hilir. Contohnya arsip kesehatan pasien, sehinggan memudahkan dalam pengambilan keputusan lajutan, atas tindakan yang sudak terjadi.
2. Cukup : kecukupan data dalam arsip dinamis, merupakan kunci untuk mengatasi ketidaktersediaan informasi yang bisa menjadikan pengambilan kepusan menjadi keliru. Cukup disini juga diartikan tidak berlebihan. Arsip harus bebas dari informasi dan catatan yang tidak penting, karena bisa saja malah mengaburkan informasi yang sesungguhnya.
3. Bermakna : arsip yang lengkap dan cukup akan memberikan gambaran tentang kejadian. Dan setiap arsip harus bermakna artinya penting bagi aktifitas selanjutnya.
4. Komprehensif : setiap arsip harus dirancang untuk berisi sesuatu yang penting dan menyeluruh. Untuk menyediakan kecukupan.
5. Tepat : arsip harus mampu mendukup aktifitas setiap kejadian, sehingga ketepatan pengalokasian arsip sangat penting artinya.
6. Tidak melanggar hukum : arsip yang baik adalah sesuai dengan aturan perundangan. Untuk itu, maka ketika akan mengelola arsip maka seharusnya ada aturan baku yang harus dilakukan. Agar tidak bertentangan dan melanggar aturan.
Mengapa pengelolaan arsip dinamis penting bagi organissasi:
1. Sebuah organisasi perlu mengandalkanpada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manajemen arsip dinamis memerlukan informasi yang yang tepa untuk (1) mengambil keputusan, (2) sarana umum, (3) sebagai bukti kebijakan dan aktifitas (4) menunjang letigasi.
2. Sebuah organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional, dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu. Organisasi juga disyaratkan mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu dalam waktu tertentu, dan ini bisa dilakukan dengan manajemen arsip dinamis.
3. Sebuah organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannyadan disimpannya. Hal ini karena alasan ekonomis, mengingat penyimpanan arsip dinamis memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional, mengingat lebih sulit menemukan informasi yangpenting dengan cepat, jika informasi itu terkubur pada arsip yang telah usang.
Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori :
1. Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi prosedur, formulir ataupun borang dan korespondensi. Contoh : pendoman staff, dll
2. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contoh tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah, dll.
3. Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu.
4. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota dll, asuransi, kontrak dan lain-lain.
Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut:
1. Kertas, mikro film, ataupun elektronik
2. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto
3. Data dari sistem bisnis, dukumen yang diolah melalui word processor, spreadsheet, berita elektronik, citra digital
4. Audio, video
5. Dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya)
6. Arsip dinamis tidak terstruktur (tulisan, surat), terstruktur (formulir)
Dengan catatan tentang arsip dinamis dan kebutuhan dalam pengelolaannya, maka organisasi akan semakin mengerti pentingnya arsip dinamis dalam kontinum pelayanan dan kegiatan rutin. Untuk itu, pemberdayaan sistem organisasi yang terstruktur akan menjadikan sistem manajemen arsip dinamis mampu mendukung setiap pengambilan keputusan dan pencatatan perkembangan setiap kegiatan. Untuk itu, dibutuhkan kesiapan sumber daya manusia yang cakap, konsisten dan terkoodinasi untuk mendukung pelaksanaan manajemen arsip dinamis di sebuah organisasi. Tanpa itu, kita akan menemukan akan banyak kebutusan yang diambil hanya berdasarkan akan sehat, dan tidak atas data dan infornasi yag akurat.

SEMARANG TEMPO DOELOE

STASIUN PONCOL 1920
LAWANG SEWU SEBAGAI STASIUN KERETA API
LAWANG SEWU
Station Tawang 1940an
Tentu saja stasiun ini termasuk "tetenger" Kota Semarang. Bangunan ini selesai dibangun pada bulan Mei 1914. Arsitek gedung ini adalah Kapten J.P. de Bordes (1817-1899). Arsitekturnya unik, dengan ciri arsitektur gaya "Indisch" (Hindia Belanda) yang bahan untuk elemen dinding yang bermotif dan berwarna menjadikan bangunan ini sangat estetis.
Geredja Blendoek 1910an
Gereja Blenduk adalah gereja kristen protestan yang tertua di Jawa Tengah. Nama Blenduk adalah julukan dari masyarakat yang berarti kubah. Nama resmi dalam bahasa belanda adalah “Protestantsche Kerk”. Gedungnya dibangun oleh masyarakat Belanda yang tinggal di kota itu pada 1753, dengan bentuk heksagonal (persegi delapan). Kubahnya besar dan di dalamnya terdapat sebuah orgel barok. Gereja ini direnovasi pada 1894 oleh arsitek W. Westmaas dan H.P.A. de Wilde, yang menambahkan kedua menara di depan gedung ini.

Gereja ini masih dipergunakan setiap hari minggu. Sekarang gereja ini sesungguhnya bernama Gereja GPIB Immanuel. Letaknya di Jl. Letjen Suprapto 32. Di sekitar gereja ini juga terdapat banyak bangunan lain dari masa kolonial Belanda. Dengan dimikian daerah itu dikenal dengan sebutan “Belanda kecil”.

Gambar ini adalah hasil scan kartupos asli yang berwarna-warni. Warnanya dibuat dengan litografi kromo (Chromolithography). Litografi kromo adalah sebuah metode di dalam seni grafis untuk mencetak gambar berwarna-warni di atas permukaan licin. Teknik ini dipakai dari sekitar 1850an sampai 1910an. Sayangnya warna sudah sedikit luntur setelah hampir satu abad.
 
 

JAKARTA TEMPO DOELOE


Peta Jakarta jaman dulu

Tanjung Priok 1935

Stasiun Kota 1929

Salemba 1880

Museum Fatahilah

Lapangan Banteng 1938

Gereja Kathedral 1880

Kalibesar 1937


Jatinegara 1955


Harmoni 1954


Pintu Air 1950


Merdeka Barat - Thamrin 1950

PANORAMA DUNIA DI INDONESIA


Yerrussalem kah ini ?? Bukan..ini masih di indonesia kok, tepatnya di Batam, orang Batam pasti tau.
 
 
Monaco ??  bukannnnn..ini di Bitung, Sulawesi Utara/Indonesia
 
 
Masjid Di Turki ?? Salah..ini masih di Indonesia, Masjid An Nur/Pekanbaru
 
 
Rumah Kaisar Jepang ?  ini aula timur ITB Bandung
 
 
Wahhh..pasti ini di eropa ?? Cartenz Pyramid, salah satu 7 puncak tertinggi di dunia di gunung JayaWijaya Papua/Indonesia.
 
 
 
Lupakan Sepeda Motor itu, berasa di Bahama...tapi nyatanya ini masih di indonesia, Balikpapan, orang balikpapan pasti tau ini dimananya.
 
 



 
Wihhh..pasti ini di New Zealand, atau lokasi shooting Lord of the rings??
ho ho ho..ini masih di indonesia, beberapa sudut indah dari gunung Bromo
 
 
Berasa di Hongkong ???? hehehe..CBD PLUIT Jakarta ini.
 
 
lupakan sepeda motor itu, berasa di jalanan eropa ya ?? ini masih di indonesia..Danau Singkarak/Sumatra/indonesia
 
 

Australia atau new zealand ??? huexxx...ini kan di danau toba..asli made in indonesia...
 
 
 
masukkan jerapah, kuda nil, singa, hayena jadilah Serenggeti taman nasional afrika selatan ??? hahahaha...  ini masih di indonesia Taman Nasional Baluran di daerah jawa..gak tau jawanya sbelah mana.
 
 
 
Merasa di Miami ??? ini dibelakangnya Plaza Balikpapan/Kalimantan Timur/indonesia
 
 

 
di singapore ? mana ada indonesia tempat sebagus ini..! nyatanya ini masih di indonesia, Penyeberangan Ferry di batam aja sekeren ini, pulau batam emang gak ada matinya..ayoo batam kalahkan singapore..
 
 
 
Lokasi Shootingnya Jurassic Park kah ini ?? mungkin aja ini di New Zealand ? gak ada yang menduga ternyata view indah ini ada di indonesia tepatnya di Flores.
 
 

 
Lupakan imigran-imgiran asal indonesia di foto ini  , apakah ini tempat nongkrong di dubai ??? salaaaaah..ini masih di indonesia..Ballcony Mall Balikpapan/Kalimantan Timur/Indonesia
 
 

 
Golden Gate Bridge San Fransisco ??? hehe..klo disisi pulau maduranya banyak gedung2 tinggi suatu hari nanti mirip banget sama golden gate amerika, nyatanya ini adalah Jembatan Suramadu 
 
 
Jalanan di Bahama ?? seriously ini masih di indonesia..menuju ke Pantai Meulaboh/aceh/Indonesia, gak ada yang menyangka klo jalanan di aceh pake beton gitu..pastinya gak cepat rusak jalannya klo dibandingin beberapa ruas jalan di jakarta. 
 
 

Berasa jalanan kaya di film twilight, tunggu aja bentar lagi pasti ada Edward cullen nya  ! ini di resort Pulau Bintan, Kepulauan Riau/indonesia.
 
 

 
Nahhh ini klo gak di jepang pasti di belanda ?? liat aja gak ada tiang listrik atau kabel2 listrik nya ?? anda salah..Ini di Pekanbaru, gedung perpustakaan Pekanbaru termodern se-indonesia, yup..sejak 2004 Pekanbaru memutuskan menanam kabel listrik, kabel telpon di dalam tanah biar gak merusak indahnya langit-langit Pekanbaru. well..bisakah jakarta menandingi kota-kota seperti ini ??
 
 
 
ARC DE TRIOMPHE PARIS ??  ini kan di Kediri.
 
 
 
Carribea ??? indonesia negara kepulauan, dan ini adalah Kepulau Riau 
 
 
 
waaaaaaaaaah..apakah ini di africa ?? lliat aja gersang gitu...? salah satu tempat favorite TS di indonesia, Pulau Komodo dengan barisan pulau2 kecilnya.
 
 
 
eropa atau di negara2 China kah ini ?? haha..gak ada yang menduga, di bumi kalimantan, kalimantan timur tepatnya pertumbuhannya bisa secepat ini, kota tenggarong, kota minyak di indonesia. di depan sungai yang seperti sarang burung itu adalah Perjiwa Stadium Tenggarong, stadium sepak bola berstandar international, standar FIFA. lebih bagus dari Gelora Bungkarno Stadium, jadi jangan pernah berpikir, stadion2 keren itu cuma ada di pulau jawa doank, kualitas rumput di nih stadion standar FIFA.
 
 
waaaaaaaaaah colloseum italy kah ini ?? ini Legenda wisata Cisarua Jawa Barat/Indonesia.
 
 
 
Golden Gate America ??  masa golden gate mulu dari tadi..ini salah satu jembatan di kota tenggarong/Kalimantan timur/indonesia.
 
 
 
Japan Wannabe ? lupakan tulisan di depan kereta api nya, just like in japan right ?? nyatanya ini ada di Medan, station kereta Api Medan. 
 
 
 
kuburan Orang-Orang Belanda ?? iya ini emang kuburan belanda, tapi bukan di belanda, menteng Pulo/Jakarta Selatan/Indonesia.
 
 
 
ini pasti di Vietnam atau di RRC ?? salah..ini di semarang, Pagoda Semarang.
 
 
 
ini pasti di Yunani ?? well..nenek moyang ku seorang pelaut, sandeq/Losari Beach/Makassar/Indonesia.
ANANTHATOYS
city blocks 26 mainan "wajib punya" ini dapat mengembangkan keterampilan berpikir problem solving, pengenalan warna dan bentuk. juga permainan ini dapat merangsang kemampuan kreatif, imajinatif dan eksploratif anak yang akan menjadi fondasi berpikir logis dan matematis. dibuat menggunakan cat non toxic yang aman untuk anak-anak. untuk anak 2-5 tahun. harga Rp. 60.000
CLICK HERE